Functie: Ondersteunend programmamanager tevens plv. algemeen programmamanager

Locatie: Den Haag

Startdatum: 24-07-2024

Einddatum: 23-01-2025

Aantal uur per week: 36

Optie op verlenging: Ja

Opdrachtomschrijving:

De sturing en eindverantwoordelijkheid voor het geheel is nu belegd bij een programmamanager.

Het pakket van werkzaamheden is voor dit moment te groot voor een persoon. Dit ook omdat veel zaken nog in ontwikkeling zijn, waarbij de politiek-/bestuurlijke druk (te) groot is.

Voor dit programma is er behoefte aan vooralsnog tijdelijke ondersteuning van de huidige programmamanager. Heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is echt key, zowel naar buiten als naar binnen is bij een onderhavig omvangrijk en complex programma als BSW noodzakelijk. Twee kapiteins op één schip is per definitie geen goed idee.

Voor deze opdracht zoeken we iemand die de portefeuille van tijdelijke rechterhand oppakt, waarbij er sprak is van de volgende portefeuilleverdeling:

I. Huidige programmamanager (externe kant)

• Strategische zaken
• Politiek/bestuurlijk
• Stakeholder- en verandermanagement bij de ander (harde en zachtere kant)

II. Rechterhand (interne kant)

• Aanbesteding

Hierbij gaat het om een aanbesteding van de verwerving van ICT/CSP componenten t.b.v. werkomgeving

• Realisatie werkomgeving

Het integreren van bestaande functionele componenten zoals digitale handtekening; Woo laksoftware; advanced search integreren in een moderene werkomgeving waarbij vooralsnog MSTeams 365 centraal staat in het kader van collaborsation. Daarnaast het (laten functioneel en technsich) laten ontwikkelen en integreren van een gebruikersinterface.

• Kaderstelling t.b.v. aanbesteding/realisatie

De werkomgeving dient ontwikkeld te worden binnen de afgesproken architectuur en andere technische en functionele kaders, maar ook beveiliging e.d. Daarnaast zijn er ook beleidsen wettelijke kaders rondom de informatiehuishouding waar de nieuwe moderne werkomgeving aan moet voldoen. Deze kaderstelling dient nadere invulling te krijgen.

• Open Source

De rijksoverheid staat de toepassing van Open Source voor en daarom zal er een Proof of Concept ontwikkeld gaan worden met Open Source alternatieven voor functionele blokken die wellicht op termijn toepasbaar kunnen zijn in de moderne werkomgeving.

In andere woorden zorg dat de fabriek op orde komt en laten lopen met alle aspecten die daarbij horen. Het is niet alleen meta (op orde brengen), maar ook de dagelijkse praktijk.

Taken/opdracht ondersteunend programmamanager

Van de ondersteunend programmamanager wordt verwacht dat deze de interne organisatie i.o.m. de huidige programmamanager goed inricht, goed samenwerkt intern met betrokken departementen en stelsel partijen en met de omgeving en de juiste hiervoor onder II benoemde producten levert. Zaken die daarbij horen op basis waarvan tussentijds gerapporteerd moet worden betreffen:

1. Goede interne afstemming, communicatie, informatie en bijbehorende structuren en werkafspraken, zowel in de projectorganisatie als met stelselpartijen;
2. Samenwerking en relaties tussen werkgroepen en aansturing ervan;
3. Op sterkte krijgen van projectleiders en hun sturing op het werk;
4. Het gestructureerd vastleggen en rapporteren door werkgroepen en projectleiders over de voortgang, issues, risico`s, e.d.;
5. Inhoudelijke bijdrage leveren aan heisessies en overleggen;
6. Oppakken voorkomende werkzaamheden;
7. Bij afwezigheid vervangen van de algemeen overall programmamanager. 

Achtergrond opdracht:

Het programma Beter Samen Werken is begin 2023 gestart als een project voor een aanbesteding van de Content Service Platform (CSP). Dit o.a. ter vervanging van de huidige DMS’sen van BZK, Financiën, SZW en VWS.

In april 2023 is daar de opdracht vanuit de staatsecretaris bij gekomen om te komen tot een moderne digitale werkomgeving die de ambtenaar gaat ondersteunen in diens werkzaamheden en met name gaat ontzorgen op punten aangaande de informatiehuishouding (het opslaan, beschikbaar maken en beheren van informatie en hun onderlinge samenhang gedurende de hele levenscyclus van deze informatie, conform eisen vanuit duurzame toegankelijkheid (archiving by design).

Het project/programma “Beter Samen Werken”, welk programma werkt voor 4 departementen, is in drie deelprojecten onderverdeeld, te weten

• Content Service Platform aanbesteding en heeft tot doel om een Content Service Platform (CSP), of delen daarvan middels een EU aanbesteding te verwerven.
• ‘de werkomgeving van de (nabije) toekomst’ en heeft als doel om een modernisering van de digitale werkomgeving te realiseren voor, in eerste instantie, de medewerkers van de ministeries. De eerste stap hierin is het realiseren van een werkende digitale werkomgeving.
• Het implementeren van de digitale werkomgeving en het harmoniseren van de (beleids)processen.

Het programma is inmiddels uitgegroeid tot een omvangrijk en complex programma met veel stakeholders en belangen. De complexiteit wordt mede veroorzaakt door de grote politiek/bestuurlijke aandacht. Dit mede omdat de resultaten van het programma mede zullen bijdragen aan het behalen van de doelen zoals eerder geformuleerd in het programma Open op Orde, welk programma is opgegaan in het programma Open Overheid. De staatssecretaris heeft een MeerJarenProgramma (MJP) naar de 2e Kamer gestuurd, welk MJP wordt uitgevoerd door het programma Open Overheid. Het programma BSW is onderdeel van het MJP.

Het programma BSW kent een dynamische omgeving, namelijk:

1. Het moet de in het programmaplan afgesproken producten opleveren;
2. Het moet zich regelmatig aanpassen aan oordelen zoals het CIO oordeel, maar ook de adviezen van AcICT;
3. Het programma werkt met een kopgroep van 4 eerder genoemde departementen in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), zijnde het hoogste orgaan binnen de Rijksoverheid rondom bedrijfsvoering;
4. In opdracht van de ICBR dienen ook de andere departementen die niet tot kopgroep behoren mogelijkheden te hebben om aangehaakt te zijn en blijven bij de ontwikkelingen van de kopgroep en waar nodig daar ook invloed op kunnen hebben;
5. Vanuit de programmaleiding dienen diverse diensten verleend te worden:

a. Aansturing “fabriek”, zoals benoemd onder 1

b. Rapporteren over de voortgang en nodig periodiek informeren van diverse gremia zoals onder c

c. Faciliteren en waar nodig periodiek informeren van diverse gremia zoals:

i. Programmateam klein

ii. Programmateam groot (huidige projectleidersoverleg van programma/departementen en stelselpartijen)

iii. (Tactisch en strategisch) Leveranciersoverleg

iv. Stuurgroep

v. Sponsorgroep

vi. CAB

vii. Klankbordgroep

viii. Etc.

d. Generieke zaken die nog onvoldoende zijn zoals:

i. Communicatie

ii. Kaderstelling (bijv. architectuur)

iii. Business Case/Batenmanagement

iv. Quality Assurance

e. (strategische) Advisering en (inhoudelijke) inbreng leveren in diverse gremia zoals input leveren voor Kamerbrieven en voor debatten, incl. standby staan daarvoor

f. Relaties onderhouden met bijv. Open Overheid en andere stelselpartijen

g. Escalaties

h. Afstemming medezeggenschap (GOR)

Nb. Vorenstaande lijst is geen uitputtende lijst van zaken die binnen het programma liggen en opgepakt moeten worden.

Eisen:

• Minimaal WO werk- en denkniveau, met een relevante achtergrond – bij voorkeur in bestuurs- en veranderkunde.
• Minimaal 15 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie: binnen organisaties die grote ICT-verandervraagstukken dienden te realiseren. 

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

• Je hebt WO werk- en denkniveau (bij voorkeur met een achtergrond in bestuurs- en veranderkunde).
• Je hebt minimaal 15 jaar relevante werkervaring opgedaan binnen organisaties die grote ICT verandervraagstukken dienden te realiseren.
• Aantoonbare kennis en ervaring op gebied van ICT gericht op IHH. Denk hierbij aan kennis van DMS en RMA, datamanagement, geautomatiseerde opslag en archivering.
• Aantoonbare kennis en ervaring op gebied van Rijksoverheid € 20 mln plus projecten.
• Kennis en ervaring op het gebied van verbindend samenwerken interdepartementaal en in de keten.
• Je beschikt over een aantoonbaar ontwikkeld analytisch vermogen en kunt goed opereren binnen een stelsel met meerdere bestuurlijke stakeholders.
• Je bent in staat op een heldere en tactvolle manier standpunten te formuleren en uit te dragen, zowel mondeling als schriftelijk. Dit geldt zowel voor je eigen standpunten als voor de standpunten die je namens de regeringscommissaris binnen en buiten het ministerie van BZK inneemt.

Competenties en vaardigheden

Qua type ben jij iemand die oog heeft voor uiteenlopende belangen, complexe problemen vanuit verschillende gezichtsvelden kan analyseren en op de goede momenten de juiste personen weet te bereiken en in te zetten. Je verwoordt zaken bondig en concreet, zowel schriftelijk als mondeling, en beantwoordt vragen snel en goed. Jij schakelt snel tussen verschillende taken. Je hebt overzicht en kunt goed plannen en organiseren. Je houdt je hoofd koel, ook in hectische situaties.

Daarnaast tevens:

• Hands-on mentaliteit
• Resultaatgericht
• Accuraat/nauwkeurig
• Sociaal vaardig
• Sterke overtuigingskracht
• Gestructureerd
• Helicopterview
• Initiatiefrijk
• Analytisch
• Stressbestendig 

Functie wensen:

• Mate van aantoonbare kennis van project- en programmamanagement van complexe ICT-verandervraagstukken (bij de overheid).
• Mate van ervaring in het omgaan met, en bijeen brengen van, partijen met uiteenlopende belangen.
• Mate van beschikking over de gevraagde competenties en vaardigheden. (toetsbaar op basis van CV, motivatie en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.