Functietitel Projectmanagement Implementatie MS Teams

Aantal uur 36u p.w

Startdatum 22 april 2024

Einddatum 31 december 2024

Standplaats Den Haag

Opdrachtomschrijving

We zijn opzoek naar een projectmanager die de dienst DWO wil begeleiden bij de implementatie van MS Teams. Het gaat hier om het begeleiden van de business, dat is het Bestuursdepartement van JenV. Onze ICT leverancier SSC-ICT verzorgt de technische implementatie en inbedding in ons werkplek. De uitrol van MS Teams is in twee fasen geknipt: Fase 1 chat en videobellen, Fase 2 samenwerken en content delen.

• Aandachtpunten:
• Implementatie begeleiding – de brug zijn tussen het technische implementatie door SSC-ICT en de business uitrol door het Dienstencentrum. Er voor zorgen dat planningen van de twee trajecten op elkaar zijn afgestemd.
• Risicomanagement – het in kaart brengen van alle business risico’s van MS Teams voor het Bestuursdepartement van JenV. Dit in afstemming met CISO’s en Privacy Officers. Bij alle risico’s mitigerende maatregelen beschrijven. En het beheer op risico’s en mitigerende maatregelen inregelen.
• Gebruikersondersteuning – aansturen functioneel beheer en gebruikersbegeleiding van het Dienstencentrum zodat de functionaliteit van MS Teams goed land binnen het Bestuursdepartement. Team heeft ervaring met uitrol functionaliteit videobellen (Webex).
• Bestuurlijke besluitvorming – het ophalen van uitrol mandaat bij de bestuurder, de CIO van het Bestuursdepartement gebaseerd op Cloud risico assessments van leveranciers en business. Daarbij hoort het op één lijn krijgen van alle onderdelen van het Bestuursdepartement, inclusief adviezen van CISO’s en Privacy Officers.
• Informatiehuishouding – aansturing team Informatievoorziening van het Dienstencentrum zodat duidelijk wordt beschreven hoe alle functionaliteit van MS Teams fase 2 past binnen de huidige werkwijze, inclusief het opstellen van DPIA’s/DTIA’s. Er ligt reeds een analyse van alle digitale tools die een rol spelen in de huidige processen waar informatie in omgaat. Er zal een keuze gemaakt moeten worden hoe MS Teams past in dit landschap, vermoedelijk op basis van een groeimodel.

De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:

• Aandachtpunten:
• Implementatie begeleiding – in afstemming met SSC-ICT en dienst DWO opstellen plan van aanpak voor de uitrol van MS Teams fase 1 en 2 bij het bestuursdepartement van JenV.
• Risicomanagement – in afstemming met CISO’s en Privacy Officers van het Bestuursdepartement per fase opstellen risico register met alle mitigerende maatregelen.
• Gebruikersondersteuning – in afstemming met functioneel beheer en gebruikersbegeleiding van het Dienstencentrum opstellen plan van aanpak voor gebruikersadoptie MS Teams fase 1 en 2.
• Bestuurlijke besluitvorming – in afstemming met CIO-Bestuursdepartement per fase opstellen beslisnota voor uitrol MS Teams, gebaseerd op PvA en risicoregister.
• Informatiehuishouding – in samenwerking met team Informatievoorziening van het Dienstencentrum opstellen beschrijving hoe alle functionaliteit van MS Teams fase 2 past binnen de huidige werkwijze, inclusief het opstellen van DPIA’s/DTIA’s.

De kandidaat is beschikbaar voor minimaal 32 en maximaal 36 uur per week

Achtergrond opdracht

Beschrijving directie/dienst/afdeling:

Beschrijving opdrachtgever Het Dienstencentrum verzorgt de bedrijfsvoering van het bestuursdepartement (=BD) van het ministerie Justitie en Veiligheid. De afdeling Portfoliomanagement richt zich op het vormgeven en onderhouden van een passend producten- en dienstenpakket voor de klanten van het Dienstencentrum op het gebied van ICT, informatievoorziening, facilitair en huisvesting. De producten- en dienstpakketten zijn gecategoriseerd per dienst.

Beschrijving directie/afdeling:

De dienst Digitale Werkomgeving heeft als doel het beschikbaar stellen en (doen) beheren van digitale middelen, waarmee medewerkers tijd- en plaats onafhankelijk werk gerelateerde activiteiten kunnen uitvoeren. De dienst omvat:

• Digitale werkomgeving:
• Apparaten: gebouw gebonden, persoonsgebonden en randapparatuur, inclusief print- en scanvoorzieningen
• Platforms: Windows en iOS (BB Work)
• Applicaties: generieke kantoorautomatisering, bedrijfsvoering en werkzaamheden primaire proces
• Verbindingen: netwerk, wifi, telefonie
• Thuiswerkvoorzieningen
• Regiediensten t.b.v. het ter beschikking stellen (Functioneel beheer, business analyse, projectmanagement, informatie, coördinatie en advies)
• Overeenkomsten met ICT leveranciers over dienstniveau en afnamevoorwaarden

Eisen

De kandidaat beschikt over academisch werk- en denkniveau en heeft bij voorkeur een afgeronde opleiding in de richting van informatica of technische bedrijfskunde

De kandidaat heeft kennis en minimaal 3 jaar ervaring met implementatie van MS Teams (perspectief business)

De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het opzetten van risicomanagement (opzet en afstemming)

De kandidaat beschikt over senioriteit hij/zij kan de kar trekken binnen complexe organisaties. Dit blijkt uit opgedane werkervaring die terugkomt in het cv

De kandidaat heeft minimaal één vergelijkbare opdracht van minimaal 6 maanden bij de Rijksoverheid uitgevoerd

De kandidaat heeft kennis en minimaal 5 jaar ervaring met het inrichten van de informatie huishouding bij grote en complexe organisaties

Wensen

De kandidaat heeft gevoel bij bestuurlijke complexiteit, hij/zij kan tegenstellingen omvormen tot één gezamenlijk handelingsperspectief. Dit wordt getoetst aan de voorbeelden de hand van voorbeelden die een kandidaat geeft uit zijn opgedane werkervaring

Kandidaat heeft een gemotiveerde belangstelling voor organisatie en functie.

Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.

Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en ervaring snel in te zetten.

Kandidaat past binnen het team: communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), secuur, aanpassingsvermogen, resultaatgericht (zelfstandig en binnen klein team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aan kunnen), flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)

De kandidaat kan zelfstandig werken met een goede verstandshouding met de opdrachtgever.

Competenties

Bestuurssensitiviteit

Plannen en organiseren

Resultaatgerichtheid

Omgevingsbewustzijn

Netwerken

Aansturen organisatie

Motiveren

Creativiteit