business analist DMS – ministerie van Algemene Zaken

Startdatum 1-4-2024

Einddatum 30-9-2024

Optie op verlenging Ja

Uren per week 36

Standplaats Den Haag

Opdrachtbeschrijving

Het ministerie van Algemene Zaken zoekt een Business analist om de belangrijkste processen bij de AZ organisatieonderdelen in kaart brengen en te vertalen naar user stories voor de configuratie binnen het nieuwe Document Management Systeem . Belangrijke informatiestromen, corresponderende meta data van documenten en sjablonen met de bijbehorende beveiligingsniveaus (rubricing), binnen primaire en secundaire processen, vormen de basis voor het gewenste zaakgericht werken . In het huidige DMS is veel maatwerk gemaakt en het systeem kent een complexe rechten- en autorisatie. Tevens kent het systeem een directie integratie met Inkoop en Financiën (keten) via een voortgangsmodule die tevens vervangen gaat worden . Het programma AZ Next kent verschillende afhankelijkheden en dynamieken vanuit de projecten DMS, Werkplek, ICT Infra en de tijdelijke verhuizing . Andere afhankelijkheden en impact komen voort uit de noodzaak tot een goed functionerende thuiswerkomgeving en het verder professionaliseren van de Informatiehuishouding . De resultaten worden voorgelegd aan het projectteam dat bestaat professionals die het vertalen naar bouw en inrichting in de workflow tool van het nieuwe DMS (OpenText software) . De opdracht wordt in overeenstemming met de projectmanager AZ Next DMS uitgevoerd . De business analist zal zeer frequent contact hebben met de Key users die uiteindelijk de functionaliteit en corresponderende processen zullen testen en accepteren . Het project wordt op een Agile wijze uitgevoerd met regelmatige stand ups en terugkoppeling aan de stuurgroep AZ Next.

Achtergrond opdracht

De capaciteit en expertise die nodig is voor een impactanalyse en implementatie is op dit moment niet aanwezig bij Algemene Zaken, waardoor wij besloten hebben hiervoor iemand extern in te huren. Je opereert binnen het projectteam nieuw DMS.

Deze analist zal aangestuurd worden door de projectmanager/gedelegeerd product owner nieuw DMS. Projectmanager/gedelegeerd productowner DMS rapporteert vervolgens aan zijn opdrachtgever, de directeur DBV/CIO/Product owner en tevens stuurgroep AZ Next.

DMS is onderdeel van een groot vernieuwingstraject, AZ Next. Dit project wordt gefinancieerd uit de Rijksbrede Open op Orde gelden. Het ministerie van Algemene Zaken is een relatief klein, maar gezellig departement dat echter meer omvat dan alleen het ‘torentje’. Met onze 350 medewerkers bevorderen wij het algemeen regeringsbeleid. Onze belangrijkste taken zijn de ondersteuning van de Minister-president bij de coördinatie van het algemene regerings- en communicatiebeleid. Bekend zijn het Kabinet Minister-president, de Directoraat-Generaal Rijksvoorlichtingsdienst en de Dienst Publiek en Communicatie. Ook het bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, een onafhankelijk adviesorgaan voor de regering, is onderdeel van onze organisatie. Concern-Control en de Directie Bedrijfsvoering ondersteunen de activiteiten van deze organisatieonderdelen, eveneens als een wisselend aantal onafhankelijke commissies. Directie Bedrijfsvoering, Unit ICT

De directie bestaat uit de unit Informatie en Communicatie Technologie (ICT), de unit Facilitair, Huisvesting en Inkoop en de unit Personeel, Organisatie & Innovatie en een secretariaat. De unit ICT omvat alle dienstverlening op het terrein van ICT en de

Informatiehuishouding en bevat de teams ICT Servicedesk, ICT Backoffice, Team Applicatiediensten, Adviseurs ICT en het Documentaire Informatievoorziening. 

EISEN

• Minimaal HBO-niveau gerelateerde opleiding zoals (Bedrijfskundige) informatica of bestuurskunde;
• Een veiligheidsonderzoek op A niveau (AIVD) kan nodig zijn (een VOG verklaring is vereist);
• Ervaring met minimaal 1 vergelijkbaar project (functioneel/technische analyse) in de (semi-)publieke sector een must;
• Ervaring met Document Management Systemen;
• Ervaring met business analyse, requirements vastleggen en afstemmen;

WENSEN

• In het bezit van Rijbewijs B;
• Ervaring met integreren van documentmanagementsystemen in kantoor- en financiele applicaties (deelproject van het programma), wordt als een grote pré beschouwd.
• Ervaring met server-, applicatiemigraties , contentmigratie en upgrades;
• Ervaring met het releasematig adopteren van applicaties en inbedding daarvan in beheer;
• Gedegen ervaring met projecten in het hoog gerubriceerde ICT-domein; 
• Ervaring met de rijksoverheidsomgeving dan wel vergelijkbare werkomgevingen;
• Ruime kennis en ervaring met beheermethodieken (ervaring met de processen conform de Integrated Service Management (ISM) filosofie is een pré);
• Ervaring met technieken als: Prince2, lean, Agile, scrum, SAFe.

Competenties

• Enthousiaste, communicatief vaardige, flexibele persoon;

• Stressbestendig;

• Initiatief;

• Creativiteit

• Klantgerichtheid;

• Samenwerken;

• Analyseren;

• Communiceren op basis van feiten;

• Omgevingsbewustzijn;

• Plannen en organiseren;

• Voortgangscontrole;

• Zelfontwikkeling;

• Groot doorzettingsvermogen;

• Proactief;

• Nederlandse taal in woord en geschrift zeer machtig;

•Je bent een verbinder;

• Communicatief zeer vaardig zijn in woord en geschrift in de Nederlandse taal;

• Voldoende oog voor het klant en eindgebruikers belang.