Inkoopcoördinator ICT/Adviseur bedrijfsbureau – Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)

Uren: 36u p.w

Startdatum: 01-03-2024

Einddatum 30-05-2025

Standplaats: Den Haag

Opdrachtomschrijving

De Inkoopcoördinator ICT/Adviseur bedrijfsbureau zorgt er voor dat de financiële administratie (incl. interne processen) van de afdeling ICT op orde is, maakt management raportages en geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de teamleiders, productowners, projectleiders en het afdelingshoofd. De inkoopcoördinator word ondersteund door een administratief medewerker. In deze functie ben je eindverantwoordelijk voor de inkoop- en contractadministratie, de beantwoording/doorgeleiding van vragen in de PMO- mailbox en de zichtbaarheid van het bedrijfsbureau van de afdeling ICT. Ten einde dit voor elkaar te krijgen heb je veel contact met diverse interne stakeholders zoals jouw ICTcollega’s, de afdeling Control en UDAC inkopen.

Taakomschrijving

• Adviseren over en begeleiden van het inkoopproces ten behoeve van de afdeling ICT;
• Invoeren getekende inkoopplannen in SAP;
• Initiëren van inkopen/verlengingen van niet bij de afdeling ICT in beheer zijnde applicaties in overleg met de betreffende afdeling of de teamleider FB (Licentiedesk);
• Afstemming en vastlegging afdelingsspecifiek beleid omtrent inkopen;
• Opzetten en bewaken van de uitputting van de financiële- en contractadministratie;
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages en dashboards met betrekking tot de financiële- en contractadministratie en de werkzaamheden van het bedrijfsbureau;
• Opstellen van de inkoop- en subsidieplanning;
• Opstellen van een begroting op basis van de budgetadministratie van de afdeling Control;
• Tijdig signaleren over uitputting van contracten en nadere verlengingen;
• Monitoren van voortgang en afspraken; het ‘najagen’ van actiehouders;
• Deelnemen aan periodieke overleggen en verbetertrajecten met de inkoopafdeling (UDAC);
• Monitoren relevantie en volledigheid contractendossiers en contractadministratie;
• Initiëren, bewaken en uitleg geven over werkinstructies;
• Signaleren van knelpunten, bereid voorstellen voor om dit in toekomst te voorkomen;
• Input leveren aan functioneel beheerders voor de applicatie beheerplannen;
• Opstellen en inrichten leveranciersmanagement afdeling ICT

Achtergrond opdracht

De Inkoopcoördinator ICT/Adviseur bedrijfsbureau valt onder het team CIO-Office. Dit team ondersteunt en adviseert de chief information officer (CIO) in de strategische, kaderstellende en -monitorende rol richting de organisatie. Daarnaast ondersteunt dit team ook de afdeling bij allerhande financiële processen. Ons team bestaat uit circa 15 mensen. Het team CIO-Office valt onder de afdeling ICT. Als afdeling ICT zetten we ons met ongeveer 100 betrokken collega’s in om via innovatieve ICT-toepassingen toezicht en vergunningverlening van ILT effectiever te maken.

Eisen

Uitsluitend Nederlandstalige cv’s indienen met een max van 5 pagina’s.

HBO werk en denk niveau

Minimaal 6 jaar ervaring als PMO

Bekend met processen rondom het contact met leveranciers en Service Level Agreements

De kandidaat heeft ongeveer 10 jaar werkervaring waarvan 4 jaar recent in een overheidsomgeving als Project/Programma Management Officer of een vergelijkbare rol/functie waarin ICT een hoofdrol speelt en meer dan jaar ervaring met cijfers financiën en rapportages Dit moet blijken uit het cv.

De kandidaat heeft ongeveer 10 jaar ervaring, waarvan de laatste 4 jaar recent, met het gebruik van MS Excel en heeft ervaring met het geheel zelfstandig maken en onderhouden van draaitabellen, -grafieken en dashboards. Dit moet blijken uit het cv.

Werkervaring met SAP bij voorkeur SAP GUI

Wensen

Je hebt kennis en ervaring met onder ITIL en Bisl werkende ICT-organisaties.

Je hebt kennis en ervaring met agile omgevingen/projecten.

Je hebt bij voorkeur kennis en ervaring van primaire en/of ondersteunende inspectie processen.

Je bent een teamspeler, je stemt regelmatig af met je collega’s en zorgt voor een optimale samenwerking met je omgeving.

Je bent in het bezit van een IPMA certificaat (pré).

Je hebt het regelen in de vingers, je kan goed plannen en organiseren en je houdt overzicht.

Je bent ordelijk, nauwgezet en snel.

In het contact met collega’s en externen toon je je servicegericht, respectvol en flexibel.

Je luistert naar de wensen, bent goed bereikbaar, staat open voor vragen en reageert snel.

Je bent klantgericht en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden.

Je hebt een proactieve houding, je bent stressbestendig en bereid om af en toe over te werken.

Competenties

Kandidaat getuigt van organisatiesensitiviteit en (in voldoende mate) van politiek-bestuurlijke sensitiviteit.

Kandidaat is in staat om in een sterk dynamische omgeving inzicht en structuur aan te brengen en te behouden.

Kandidaat is zorgvuldig, duidelijk, overtuigend en feitelijk in mondelinge en schriftelijke communicatie.

Kandidaat bevordert duurzame samenwerking tussen partijen in de context van een project.

Kandidaat haalt voldoening uit het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen, begrotingen en rapportages.

Kandidaat geeft feedback zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar proactieve en ondersteunende opstelling.