Functie: PROJECTLEIDER BALIEVOLGSYSTEEM EN WHITEBOARDTOOLING

Locatie: Den Haag

Startdatum: 01-02-2024

Einddatum: 31-07-2024

Aantal uur per week: 36

Optie op verlenging: Nee

Opdrachtomschrijving:

De beoogd projectleider heeft aantoonbare ervaring met projecten met een verwervingscomponent (aanbesteding dan wel offertetrajecten), bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.

De projectleider voldoet aan de volgende kenmerken

•Heeft minimaal 3 jaar ervaring met Europese aanbestedingen of grote offerte-uitvragen, waarbij het bij elkaar brengen van eisen en wensen centraal heeft gestaan;

•Heeft een besluitvaardige persoonlijkheid, loopt niet weg van moeilijke beslissingen.

De projectleider

• Is verantwoordelijk voor de voortgang en realisatie van de twee projecten binnen de hiervoor afgesproken tijd, budget en kwaliteitseisen;
• Is namens BZ verantwoordelijk voor het opleveren van de overall projectresultaten;
• Verschaft tijdige, juiste en volledige informatie over de voortgang en zorgt dat de projectdocumentatie op orde is en te allen tijde controleerbaar is;
• Brengt afwijkingen (excepties) en consequenties in kaart en legt deze voor ter besluitvorming;
• Creëert een omgeving waarin team en opdrachtgever optimaal samenwerken;

De beoogd projectleider valt onder de plv. directeur IDI.

 

Achtergrond opdracht:

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een ervaren projectleider voor twee trajecten: 1) een Europese aanbesteding en 2) een functionele uitvraag (een offerte-uitvraag binnen de EAP-mantel van het Rijk) plus implementatie. Hieronder worden beide onderdelen nader toegelicht. Europese aanbesteding: Balievolgsysteem

De Europese aanbesteding betreft het balievolgsysteem ten behoeve van het Consulair Dienstencentrum (CDC) van BZ. Wanneer rijksambtenaren reizen voor het Rijk, levert het CDC levert de diensten diplomatieke paspoorten en visumbemiddeling. Daarnaast biedt het CDC voor burgers de dienst legalisatie aan. Hiervoor is op de begane grond van het kantoor van BZ op de Rijnstraat 8 een balie ingericht. Om de toestroom van klanten bij deze balie ordentelijk te laten verlopen, beschikt het CDC over een balievolgsysteem. Dit systeem is inmiddels End of Life. De leverancier heeft de ondersteuning opgezegd. Derhalve dient een nieuw systeem verworven te worden. Er leeft een sterke wens om dit te combineren met een afsprakensysteem, zodat de toestroom verder gereguleerd kan worden en de dienstverlening verder verbeterd kan worden. Als projectleider breng je het programma van eisen en wensen bij elkaar, alsmede de andere benodigde stukken voor de Europese aanbesteding. Hierbij word je ondersteund door een aanbestedingsexpert van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en uiteraard door materiedeskundigen van BZ.

Na de gunning van het contract zal mogelijk (afhankelijk van het resultaat) een implementatiefase starten. BZ houdt de optie open om ook deze fase door de projectleider te laten organiseren. Functionele uitvraag plus implementatie: Whiteboardsoftware De functionele uitvraag betreft digitale whiteboardsoftware ten behoeve van heel BZ.

BZ-medewerkers gebruiken digitale whiteboardsoftware om met elkaar plaatsonafhankelijk (creatief) samen te kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan digitale workshops waarbij deelnemers sticky notes kunnen plakken, kunnen brainstormen, etc. Op dit moment gebruikt BZ daarvoor al een oplossing. Deze oplossing is echter aan het einde van de contractuele levensduur en daarom dient er een functionele uitvraag onder de EAP-mantel plaats te vinden.

Als projectleider breng je het programma van eisen en wensen bij elkaar, alsmede de andere benodigde stukken voor de functioneleuitvraag. Hierbij word je ondersteund door een aanbestedingsexpert van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en uiteraard door materiedeskundigen van BZ. Onderdeel van deze opdracht is ook het begeleiden van de implementatie van de oplossing die in het verwervingstraject gekozen wordt.

Eisen:

• Beschikt over Agile Practitioner en/of PRINCE2 Practitioner certificering (of vergelijkbare methode)
• Aantoonbaar ruime kennis van en ervaring met (minimaal 3 jaar) projectmanagement in een complexe omgeving, bij voorkeur binnen Rijksoverheid;
• Academisch werk- en denkniveau, door middel van opleiding of een vergelijkbare combinatie van kennis en ervaring;
• Ervaring met Europese aanbestedingen of omvangrijke offerte uitvragen (minimaal 3 jaar);

 

Functie wensen:

• Je hebt ervaring en kennis met omgevingen waarin classificatie en rubricering van informatie van belang is en met de implementatie van BIR / BIO (ISO27001) of varianten daarvan;
• Je hebt goed gevoel voor onderlinge samenwerking;
• Je bent nauwkeurig en zelfstandig;
• Je bent stressbestendig, kan werken onder hoge druk;
• Je bent een teamspeler;
• Je hebt sterke contactuele eigenschappen;
• Je hebt ervaring met communiceren op tactisch en operationeel niveau;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

Talenkennis

Nederlands en Engels.