Functie: (Senior) Project Management Ondersteuner (PMO)

Locatie: Camp New Amsterdam

Startdatum: 09-04-2024

Einddatum: 08-04-2026

Aantal uur per week: 38

Optie op verlenging: Ja

Opdrachtomschrijving:

Rol (Senior) Projectmanagement ondersteuning (PMO)

Werkzaamheden

• Ondersteuning van sectiehoofd IV&CIS en bureauhoofden;

• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;

• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;

• Voorbereiden verschillende rapportages;

• Opzetten en beheren van Sharepointpagina’s voor de sectie IV&CIS;

• Financiële (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);

• Inhuur- en inkoopproces administratief ondersteunen;

• Communicatie met de diverse betrokkenen;

• Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen

• Aanvragen devices voor vaste medewerkers.

Optioneel/situationeel:

• Ondersteuning bij opstellen jaarplannen;

• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);

• Ondersteuning verschillende overleggen;

• Project-/sectieadministratie en aansluiting op financiële administratie van de organisatie;

• Office-management.

Achtergrond opdracht:

De Sr. PMO ondersteunt de sectie IV&CIS bij het beheersen van de verschillende projecten binnen de sectie Informatie Voorziening en Communicatie-/Informatiesystemen (IV&CIS). De Sr. PMO neemt initiatief, denkt proactief mee met het sectiehoofd, kijkt vooruit en anticipeert. De Sr. PMO legt binnen de sectie verantwoording af aan het sectiehoofd en diens plaatsvervanger, maar rapporteert ook aan andere bureauhoofden binnen de sectie. Vanuit de Sr. PMO wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van de organisatie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de sectie.

Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders. Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden.

Eisen:

– Kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare en relevantie ervaring in project- en programmamanagementondersteuning

– Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma)

– kandidaat beschikt over afgeronde Prince II Foundation.

– Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar ervaring met en uitstekende beheersing van MS Office d.w.z. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project. – 5 jaar

Functie wensen:

• Kandidaat heeft bij voorkeur relevante ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT projecten en onderhavige processen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen. Recent d.w.z ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met SharePoint.
• Kandidaat is in bezit van IPMA certificering.