Senior ICT Projectmanager

Periode: Begin januari 2024 – januari 2025 (1 2 maanden) met verlengingsopties

Belasting: 8-32 uur per week gemiddeld (zie toelichting)

Korte beschrijving speelveld

Voor de afdeling Inzamelen, Markten en Havens (IMH) zijn we op zoek naar een Sr. Projectmanager voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw softwarepakket ter ondersteuning van onze logistieke processen met betrekking tot afvalinzameling. Voor de aanbesteding en implementatie willen we maximaal 2 jaar uittrekken. Ter ondersteuning van deze inzamelprocessen maakt IMH momenteel gebruik van de softwareapplicatie CLEAR.NET om de administratie en planning van de afvalinzameling en commerciële contracten te beheren. Deze overeenkomst is eindig, daarom wordt op dit moment een aanbesteding doorlopen ter vervanging van deze software. Het nieuwe software pakket dient (op hoofdlijnen) invulling te geven aan de volgende onderdelen:

– Plannen van de inzameling van diverse afvalstromen met verschillende soorten afvalcontainers;

– Commerciële route inzameling en burgerlijk grofvuil met gebruik van tablets;

– Gebiedsgerichte containerplanning voor diverse afvalstromen;

– Rechten en inzamelwijze toekennen aan huishoudens;

– Planning voor inzet materieel en personeel ten behoeve van routeplanning;

– Fysiek printen orderbonnen en begeleidingsdocumenten;

– Vastlegging en verwerking van weegbruggegevens;

– Opstellen factuur/aanleveren van gegevens voor facturatie;

– Relatiebeheer en Contractmanagement ten behoeve van bedrijfsafval (incl. genereren van offertes en overeenkomsten);

– Voorzien in een klantenportaal ten behoeve van burgers en bedrijven;

In november 2021 is eerder een aanbesteding uitgevoerd naar dit vervangende softwarepakket. Deze procedure is destijds geëindigd zonder geldige inschrijvingen. De insteek van de nieuwe aanbestedingsprocedure wordt op dit moment vormgegeven. De Sr. Projectmanager zal deze procedure ook verder leiden. IMH is één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en verzorgt onder andere de inzameling van afvalstoffen voor zowel huishoudens als commerciële klanten in Utrecht en de directe omgeving. IMH is een uitvoeringsorganisatie met relatief veel praktisch geschoolde medewerkers en op de bedrijfsondersteunende onderdelen (planning, verkoop, bedrijfsondersteuning en inzameldienst) een grote verscheidenheid aan opleidingsniveaus. De rol van Sr. Projectmanager vraagt dus, naast inhoudelijke kennis en ervaring met software implementaties, affiniteit met het werken binnen een uitvoeringsorganisatie met diverse niveaus.

Je taken zijn:

– Als projectleider samen met de inkoopspecialist (die de aanbesteding qua proces begeleid) de aanbestedingsstukken afronden, de aanbestedingsprocedure doorlopen en komen tot selectie van een geschikte oplossing.

– Zorgdragen voor de succesvolle implementatie van een nieuwe oplossing ter ondersteuning van de afvalinzameling inclusief de benodigde data migraties en koppelingen;

– Zorgdragen voor draagvlak binnen alle relevante onderdelen van IMH ten behoeve van de inrichting van de nieuwe oplossing inclusief nieuwe werkafspraken en werkinstructies die in het nieuwe pakket nodig zijn;

– Adviseren van de opdrachtgever bij inrichting en projectaanpak, keuzes op basis van (keten)procesplaten en architectuur, informatiebeheer en beveiliging, ICT kaders (waaronder beveiliging en AVG) en financiering ten behoeve van de besluitvorming en de programmadoelen.

– Verzorgen van de inhoudelijke afstemming met de beoogde leverancier van de nieuwe oplossing en interne stakeholders ten behoeve van de benodigde koppelingen (waaronder met bijvoorbeeld SAP).

Jij bent:

• Je hebt een afgeronde en voor het werkveld relevante HBO- of WO-opleiding. Dit heb je aangevuld met relevante kennis van het Informatie en Procesmanagement werkveld, digitalisering en projectmanagement.
• Je bent tevens bekend met de processen en het werkveld van een uitvoeringsorganisatie, bij voorkeur in logistieke processen.
• Ervaring met Europese aanbestedingen is gewenst en affiniteit met de afval en recyclingsector is een grote pré.
• Je hebt ruime aantoonbare ervaring met projectmanagement, veranderingen in organisaties en digitaal werken.
• Je werkt projectmatig, bent analytisch, kunt goed organiseren hebt organisatie inzicht en sensitiviteit.
• Ervaring met gemeentelijke uitvoeringsorganisaties is een pré.
• Je bent een ondernemende teamspeler die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je kunt zowel met mensen in de uitvoering als management goed overweg.
• Je hebt als projectleider ook ruime ervaring met het vervangen van ICT applicaties, bij voorkeur ook in gebruikersorganisaties waaronder medewerkers in de buitendienst. Je weet hoe je het nieuwe systeem, de processen en de organisatie optimaal op elkaar kunt afstemmen. De vereiste koppelingen met andere systemen, zoals de BAG, Business intelligence software en SAP, is voor jou bekend terrein. Je werkt projectmatig, bent analytisch, kunt goed organiseren en hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je bent een ondernemende teamspeler die mensen weet mee te nemen in de verandering zodat alle medewerkers goed in staat zijn om met de nieuwe software te werken.
• De implementatie en inrichting van de software zorgt onder jouw leiding voor een efficiënt en klantvriendelijk proces waar het management goed op kan sturen.

Goed om te weten:

Wanneer de gesprekken worden gepland zullen we kenbaar maken zodra dit betekend is. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Toelichting urenverdeling: Tijdens de aanbestedingsperiode (die naar verwachting nog enkele maanden in beslag neemt) 8-1 6 uur per week gemiddeld, tijdens de implementatie 32 uur per week gemiddeld (indicatief maximum en nader te bepalen op basis van workload) De elektronische hulpmiddelen worden niet door Gemeente Utrecht ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, laptop en/of tablet. Hybride werken is naar inzicht en overleg, en de verdeling afhankelijk van de projectfase. De standplaats voor de opdracht is de locatie van Stadsbedrijven aan de Tractieweg 2 te Utrecht.