Senior projectsecretaris

Het Ministerie heeft ons gevraagd de krachten te bundelen op het gebied van expertise en ondersteuning van digitale geletterdheid en om in een consortium samen te werken aan het Expertisepunt digitale geletterdheid. Beide partijen zullen vanuit hun eigen invalshoek hieraan bijdragen.

Doel van de functie: Als projectsecretaris ondersteun je het Expertisepunt digitale geletterdheid bij het realiseren van de ambities. Je bent de rechterhand van de kwartiermaker/programmacoördinator die verantwoordelijk is voor het coördineren en organiseren van verschillende activiteiten binnen het project. Je zorgt ervoor dat de projectactiviteiten soepel verlopen en dat de communicatie en samenwerking tussen verschillende betrokken partijen worden gefaciliteerd. Ook ondersteun je de projectadministratie en de -rapportages.

Taken en verantwoordelijkheden

• Coördineren en organiseren: Je bent verantwoordelijk voor het initiëren en organiseren van projectactiviteiten, zoals vergaderingen, workshops, trainingen en evenementen. Je plant en bereidt deze activiteiten voor, zorgt voor de benodigde materialen en faciliteiten, en regelt de logistiek.

• Communicatie en samenwerking: Je faciliteert de communicatie en samenwerking tussen verschillende betrokken partijen binnen het project, zoals inhoudelijk adviseurs, supportmedewerkers, communicatiemedewerkers en externe partners. Je zorgt ervoor dat relevante informatie tijdig wordt gedeeld en dat de juiste personen betrokken zijn bij besluitvormingsprocessen. Als projectsecretaris ondersteun, ontzorg en adviseer jij het projectteam.

• Documentatie en verslaglegging: Je verzamelt en analyseert relevante informatie over het project en zorgt voor een goede documentatie en verslaglegging van de activiteiten, besluiten en voortgang. Je stelt rapportages en presentaties op en zorgt ervoor dat deze tijdig beschikbaar zijn voor de betrokken partijen.

• Monitoring en rapportage: Je ondersteunt bij de monitoring van de projectactiviteiten en signaleert eventuele knelpunten of afwijkingen ten opzichte van de planning. Je ondersteunt bij de rapportering hierover en denkt mee over mogelijke oplossingen of verbeteringen.

• Ondersteuning bij projectcoördinatie: Je ondersteunt de kwartiermaker/programmacoördinator bij het opstellen en bewaken van projectplannen, begrotingen en mijlpalen. Je bent in staat snel veel informatie om te zetten in een goed proces. Je houdt de projectadministratie bij, bewaakt de deadlines en helpt bij het oplossen van eventuele project gerelateerde problemen. Je voelt je vrij om collega’s aan te spreken op de acties die nog uitgevoerd moeten worden. Iedereen met vragen over het project is bij jou aan het goede adres.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van projectmanagement, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied;
• Je hebt ervaring met het coördineren en organiseren van activiteiten en het werken in een projectmatige omgeving;
• Je bezit sterke organisatorische vaardigheden en hebt oog voor detail;
• Je bezit over goede analytische en probleemoplossende vaardigheden en blijft rustig onder hoge druk, behoudt overzicht en stelt prioriteiten;
• Je bent resultaatgericht, hebt doorzettingsvermogen en steekt graag de handen uit de mouwen;
• Je bent nauwgezet in de projectadministratie en het opstellen van stukken en voorbereiden van bijeenkomsten en besluitvorming;
• Je hebt een proactieve werkhouding, zelfstandigheid en het vermogen om in teamverband te werken, ook tussen verschillende organisaties;
• Je hebt ruime ervaring met het ondersteunen van samenwerkingen met de (rijks)overheid, het onderwijs en/of onderwijs gerelateerde organisaties en is organisatiesensitief: Je kent de spelregels en belangen van de betrokken partijen; Je bent op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de betrokken organisaties; Je herkent gevoeligheden, risico’s en kansen en handelt daarnaar.
•  Je werkt flexibel vanuit huis of op locatie met de projectgroep en bent bekend met MS-Teams en MS-Office;
•  Je beschikt over een gezonde privé-werk balans waarbinnen je in staat bent ook flexibel om te gaan met werkuren en werkdagen. Met name richting deadlines kan extra (flexibele) inzet nodig zijn;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Bekendheid met digitale geletterdheid in het onderwijs is een pré

Gewenste startdatum: december 2023 tot en met juni 2024, met optie op verlenging tot eind december 2024

Standplaats: Zoetermeer & remote (één keer per maand kantoor in Amersfoort)

Inzet: 24 uur per week