Projectsecretaris programma ICI vernieuwing  – Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (2022) 

Locatie Den Haag 

Uren per week 32 

Looptijd 10-10-2023 t/m 09-10-2024 

Optie verlenging Ja 

Opdrachtgever

Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) beoordeelt en bewaakt de werkzaamheid en veiligheid van geneesmiddelen voor mens en dier. Ook beoordeelt het CBG de veiligheid van nieuwe voedingsmiddelen voor de consument. Als onafhankelijke autoriteit reguleert het CBG de kwaliteit, werking en veiligheid van een medicijn, en stimuleert het CBG het juiste gebruik door de juiste patiënt. Daarbij zoekt het CBG nadrukkelijk de samenwerking met patiënten, artsen, apothekers en wetenschappers. Het CBG bevindt zich in de frontlinie van de Europese ontwikkelingen op dit gebied. Iedereen die een medicijn gebruikt moet daarop kunnen vertrouwen. Dit is waar het CBG elke dag aan werkt, in Nederland en Europa.

Het CBG is zelfstandig bestuursorgaan en wordt ondersteund door het agentschap College ter Beoordeling van Geneesmiddelen(aCBG) Het aCBG is onderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Project

Het CBG beschikt over een zaakmanagementsysteem voor de primaire werkprocessen (ICI). Het huidige systeem is niet meer in staat om organisatorische wijzigingen en nieuwe processen te faciliteren. Daarnaast verloopt het huidige beheercontract voor ICI binnenkort waardoor een nieuwe aanbesteding dient plaats te vinden voor een zaaksysteem. Bij de vervanging van het zaaksysteem zoekt het CBG naar een up to date en actueel informatiesysteem waarin de medewerkers hun werkzaamheden effectiever en efficiënter in kunnen richten. Hierbij kan gedacht worden aan het op een eenvoudige manier inzicht geven in de wettelijke afhandeltijden en deadlines van verschillende parallel lopende zaken en dossiers, zodat zij hun werk kunnen indelen. Specifieke behoeftes waarin op dit moment wordt voorzien dienen beschikbaar te blijven om de medewerkers optimaal te ondersteunen.

Team:

Het project bestaat uit een kernteam en 5 werkgroepen en daarboven een stuurgroep De PMO help bij het organiseren van de stuurgroep en het kernteam en ad-hoc bij de werkgroepen.

Opdrachtomschrijving

De projectsecretaris zal naast reguliere werkzaamheden binnen het PM-office ondersteuning 2-3 dagen per week ondersteuning bieden aan het programma Informatiehuishouding op Orde. Naast een actieve rol in de uitvoering van het project en de effectieve invulling van meetings en workshops is dossieropbouw een belangrijk onderdeel.

De rol bestaat uit:

• PM-Office:

o Voorbereiding en vastleggen diverse overleggen

o Review van documenten

o Doorontwikkeling- en bewaken programma en projectstandaarden

o Ondersteunen bij samenstellen en verzamelen voortgangrapportages

o Ondersteunen bij bewaking Portfolio-, programma- en projectbudgetten

• Programma- en projectondersteuning:

o Organisatie van meetings

o Opbouw dossier met stukken, in lijn met standaarden en structuur binnen

o Review van beslisdocumenten

o Faciliteren van risicoanalyse, het opstellen van een risicodossier

o Voorbereiden en verslaglegging Stuurgroep meetings

o Faciliteren en vastleggen resultaten van workshops

o Samenwerking met centrale projectbureau binnen CBG

Gewenst profiel

Kennis en Ervaring:

• Affiniteit met projecten

• Communicatie vanuit een project met interne stakeholders

• De kandidaat is een hoogopgeleide, energieke starter zijn met enige werkervaring

• Of je bent een meer ervaren PMO met kennis van projectmanagement

Competenties en Vaardigheden:

• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden (NL & EN)

• Je bent zelfstandig en neemt zelf initiatief.

• Je bent omgevingsbewust en communicatief (mondeling en schrijfvaardig)

• Je kan goed plannen en organiseren.

• Je kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en in een hectische omgeving overzicht en

koers houden.

Eisen

1 Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau 

2 Kandidaat beschikt over kennis van ICT ontwikkeling 

3 Kandidaat heeft mee dan 1 jaar werkervaring op het gebied van ICT-projecten

Wensen

1 Mate waarin de kandidaat kennis heeft van projectmanagement (prince2 of vergelijkbaar)

2 Mate waarin de kandidaat kennis heeft agile werken.

3 Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).

4 Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.