ACHTERGROND

Het CAK ziet zich gesteld voor een uitdagende opgave, namelijk de noodzaak om haar ICT-landschap wendbaarder te maken, de continuïteit structureel naar een hoger niveau te brengen én de efficiëntie van de ICT-organisatie te verhogen. Zoals het CAK zelf constateert is ‘niets doen geen optie’. Een beeld dat ook door verschillende externe partijen (w.o. Gartner) wordt bevestigd. Het applicatielandschap is behoorlijk verouderd en voor sommige applicaties geldt zelfs dat deze binnenkort out-of-extended-support lopen, waarna er door de leverancier in het geheel geen ondersteuning meer wordt geleverd.

Al met al een veel te kwetsbare en bovenal ontoelaatbare situatie voor een organisatie die de maatschappelijke verantwoordelijkheid draagt om 1 ,5 miljoen burgers van goede dienstverlening te voorzien, waarmee ca. € 27 miljard aan publieke middelen gemoeid is. Terecht dus dat het CAK voornemens is op planmatige en beheerste wijze de tekortkomingen in haar applicatielandschap via een kort cyclische ontwikkelstrategie domeingewijs weg te nemen.  

Door de veelheid aan te verrichten werkzaamheden op te delen in programma’s met ieder hun eigen scope en het inrichten van een programmatische besturing, beoogt het CAK het geheel aan activiteiten in het kader van de vereenvoudiging van de ICT vorm te geven. Zowel voor de onderliggende deelgebieden, als voor de overall ambitie, zijn plannen opgesteld, welke ook zijn voorzien van bijpassende CIO oordelen of adviezen.  

Eén van de belangrijke trajecten in het kader van de complexiteitsreductie is de rationalisatie van het applicatie landschap van het CAK. Daarvoor het programma Rationalisatie gedefinieerd. Voor dat programma wordt, ter vervanging van een vertrekkende programmamanager, een Senior Programmamanager aangesteld. Belangrijk om te vermelden dat het programma reeds op 01 januari 2023 is gestart en dat in de aanloop naar deze start planvorming reeds heeft plaatsgehad. Tevens heeft reeds een toets door het Adviescollege ICT-toetsing op het integrale programma plaatsgehad en is gestart met het operationaliseren van de daaruit voortgekomen adviezen.

Opdracht

De opdracht voor de Sr. Programmamanager rationalisatie t.b.v. het voortzetten van het lopende programma luidt: “Draag zorg voor een modernisering van het applicatielandschap van het CAK door het uitvoeren van een omvangrijke domeingewijze applicatierationalisatie, wat een combinatie is van (door)ontwikkeling wat toekomstbestendig is en rationalisatie (“uitzetten en opruimen”) van wat niet meer tot de ‘target state’ behoort. Geef daaraan vorm door regie te voeren op het proces van prioriteitstelling en voortbrenging op basis van de daarvoor bestaande lijnprocessen, procedures en ceremonies.”

Algemeen

Als Senior Programmamanager ben je verantwoordelijk voor het succesvol uitvoeren van het programma rationalisatie. Een 5-jarig programma, waarmee we de complexiteit van het applicatielandschap reduceren en een verbetering op het gebied van wendbaarheid, continuïteit en efficiëntie weten te realiseren. 

De realisatie van alle activiteiten voor rationalisatie krijgt vorm via het Agile voortbrengingsproces van het CAK. Belangrijk dus dat je hebt aantoonbare ervaring hebt met het opzetten, uitvoeren en opleveren van grote programma’s en projecten in een Agile omgeving en uitgebreide kennis hebt van ontwikkelmethodieken zoals Agile. Belangrijk om je te realiseren dat binnen deze methodiek de sturing van het programma gestalte krijgt in de vorm van regievoering. De verantwoordelijkheid voor de prioritering is ondergebracht in het portfolioproces en de sturing op de voortbrenging is belegd bij de CAKAgile Release Train. Omdat over het programma ook op een wat meer traditionele wijze verantwoording moet worden afgelegd, is ook kennis van projectmanagementmethodieken als MSP en Prince2 een vereiste.

In het kader van de besturing van alle vereenvoudigingsinitiatieven maakt het programma Rationalisatie deel uit van de set aan maatregelen die is ondergebracht bij het focusgebied V-ICT. Je maakt als Sr. Programmamanager deel uit van de Board die voor de besturing van het focusgebied is ingericht. Daarnaast kent het programma Rationalisatie natuurlijk een eigen Stuurgroep, van waaruit de sturing op alle rationalisatietrajecten conform de scope van het programma gestalte krijgt.

Je hebt een proactieve, signalerende rol richting de stuurgroep Rationalisatie, de gedelegeerd opdrachtgever(s) voor de verschillende domeinen én de V-ICT Board en beschikt als professional over stevige ICT, bedrijfskundige, financiële en analytische vaardigheden. Daarnaast heb je uitstekende communicatievaardigheden, zowel in woord als op schrift. Ook heb je het vermogen om overzicht te houden in een complexe Agile omgeving met veel afhankelijkheden en schuivende panelen. Je weet op basis van regievoering anderen scherp te houden op hun verantwoordelijkheden en durft hen daarop ook op constructieve wijze aan te spreken. 

In jouw dagelijkse werk geef je leiding aan het programma rationalisatie en voer je regie op de realisatie, met het oog op het behalen van de doelen en resultaten. Je verzorgt periodiek de financiële en nietfinanciële managementrapportages en analyses en bespreekt de geboekte resultaten en/ of afwijkingen met de stuurgroep, zodat deze bedrijfsmatig en financieel in control is en in staat is om actiegericht te sturen. Vanuit jouw rol heb jij intern contact met o.a. de regelingen, CIO, ICT business control, IT-control, operational control, risk & compliance, financial accounting en de V-ICT Board

Eisen en wensen

De Sr. Programmamanager Rationalisatie is een ervaren professional die verantwoordelijk is voor de realisatie van een omvangrijk en langlopend programma. De eisen die in dit kader op het gebied van kennis en ervaring worden gesteld zijn:

• minimaal een afgeronde HBO/WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van (technische) bedrijfskunde, informatica of bestuurskunde;
• minimaal 1 0 jaar werkervaring als programmamanager, waarvan minstens 5 jaar in de overheidssector;
• minimaal 1 0 jaar werkervaring als programmamanager voor van complexe informatietechnologie programma’s en bekend veel voorkomende technologieën binnen dit werkveld;
• uitgebreide kennis van projectmanagementmethodieken zoals Agile, MSP en Prince2;
• aantoonbare ervaring met het opzetten en succesvol uitvoeren van grote programma’s en projecten, waarvoor besturing volgens een regiemodel is vormgegeven;
• sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden binnen en buiten de organisatie;
• Uitstekende leiderschaps-, coachings- en adviesvaardigheden op management- en bestuurlijk niveau;
• Uitmuntende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden op management en bestuurlijk niveau en beleeft plezier aan het schrijven van omvangrijkere en gedegen stuurdocumenten;
• wordt niet afgeschrikt door een complexe omgeving, die een beroep doet op politiek, bestuurlijke vaardigheden en gezien doorlooptijden en omvang van planvorming om een zeker uithoudingsen doorzettingsvermogen vraagt;
• Je bent initiatiefrijk, signaleert kansen en problemen, doet voorstellen en onderneemt zelf actie;
• heeft kennis van het reilen en zijlen in de overheidssector.

Competenties

Sr. Programmamanager Rationalisatie beschikt over de volgende competenties:

• resultaatgericht en vastberaden;
• sterk analytisch vermogen, doorziet snel complexe situaties en handelt direct als de situatie daarom vraagt;
• goed in staat om structuur aan te brengen en voor duidelijkheid en transparantie te zorgen;
• sterk strategisch inzicht en gevoel voor verhoudingen en relaties;
• besluitvaardig en pakt door;
• communicatief sterk en duidelijk en respectvol naar anderen;
• beschikt over goede financiële en bedrijfskundige vaardigheden;
• samenwerkingsgericht en hebt gevoel voor verhoudingen en relaties;
• beschikt over het vermogen om coachend leiding te geven en geeft daarbij duidelijk kaders mee;
• beschikt over kennis verandermanagement en bent in staat die kennis adequaat in de praktijk toe te passen;
• beschikt over overtuigingskracht en bent doortastend in je handelen, met oog voor de context. 

Inzet

Met de kennis van dit moment wordt ingeschat dat de beschreven werkzaamheden in ca. 4-5 dagen (32- 36 uur) per week uitgevoerd kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is dat de werkzaamheden deels op afstand kunnen worden verricht. In het geval de Sr. Programmamanager Rationalisatie bij de feitelijke uitvoering van de opdracht concludeert dat de ingeschatte inzet onvoldoende gelegenheid biedt om voldoende aandacht en kwaliteit te kunnen leveren, wordt dat direct kenbaar gemaakt in de periodieke afstemming met de gedelegeerd Opdrachtgevers (Kwartiermaker V-ICT en Domeinverantwoordelijke Systeemeigenaren). Zo kunnen deze in overleg besluiten om ofwel het takenpakket te verkleinen, ofwel de inzet te verruimen, voor zover daartoe de mogelijkheden bestaan.

Duur

Deze opdracht kent een startdatum van 1 juni 2023 (of zoveel eerder als mogelijk) en beslaat een periode van 12 maanden, waarbij ieder kwartaal de samenwerking en opdrachtvervulling wordt geëvalueerd. Op de beschreven inzet is onder gelijkblijvende condities een optie tot verlenging van toepassing. Periodiek vindt een bespreking van de voortgang plaats tussen gedelegeerd Opdrachtgevers (Kwartiermaker V-ICT en Domeinverantwoordelijke Systeemeigenaren) en Opdrachtnemer.