(Junior) Project Management Ondersteuner (PMO)

Camp New Amsterdam, Camp New Amsterdam

Werkzaamheden

• Ondersteuning van sectiehoofd IV&CIS, bureauhoofden en Sr. PMO;

• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;

• Notuleren van de diverse overleggen;

• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;

• Voorbereiden verschillende rapportages;

• Opzetten en beheren van Sharepointpagina’s voor de sectie IV&CIS;

• Financiële (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);

• Inhuur- en inkoopproces administratief ondersteunen;

• Communicatie met de diverse betrokkenen;

• Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met Sr. PMO en/of de communicatieadviseur);

• Aanvragen devices voor vaste medewerkers.

Optioneel/situationeel:

• Ondersteuning bij opstellen jaarplannen;

• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);

• Ondersteuning verschillende overleggen;

• Project-/sectieadministratie en aansluiting op financiële administratie van de organisatie;

• Office-management.

Achtergrond opdracht

De Jr.PMO ondersteunt de sectie IV&CIS bij het beheersen van de verschillende projecten binnen de sectie Informatie Voorziening en Communicatie- /Informatiesystemen (IV&CIS). De Jr. PMO neemt initiatief, denkt pro-actief mee met sr. PMO (en het sectiehoofd), kijkt vooruit en anticipeert. De Jr. PMO legt binnen de sectie verantwoording af aan de Sr. PMO, maar rapporteert ook aan andere bureauhoofden binnen de sectie. Vanuit de Sr. PMO wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van de organisatie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de sectie. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders. Verder ben je goed bekend met Sharepoint, want in eerste instantie zal jouw aandacht en inzet gericht zijn op het opzetten van een nieuwe Sharepointpagina voor de sectie IV&CIS, waarmee je de nu huidige pagina’s integreert en samengevoegd. Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden. Frequentie is vooraf niet aan te geven.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.

Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale

resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam

• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden

• Houd toezicht op de projectvoortgang

• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit

• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar

• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen

• Voldoen aan budgetten en levertijden

• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Eisen

– Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met MS Office d.w.z.. Word, nt en projectplanning tools als MS Project

– Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma)

– Kandidaat heeft minimaal twee jaar aantoonbare ervaring in project- en programmamanagementondersteuning.

Wensen

– Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT projecten en onderhavige processen.

– Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen.

Recent d.w.z ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan.

– Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare kennis van en ervaring met Sharepoint, d.w.z. opzetten en beheren van nieuwe Sharepointpagina’s.

Start: augustus 2023 (na afronding Niveau Veiligheidsonderzoek VGB B)

Inzet: 36 uur per week

Duur: 12 maanden +

Deadline: 20 juni 2023

Locatie: Huis ter Heide

Offsite werken bespreekbaar: Ja (Van de kandidaat wordt verwacht dat hij/zij tenminste 3 dagen per week beschikbaar is op locatie. Thuiswerken in overleg met sectiehoofd/Sr. PMO.)