Senior Programmamanager Programmatisch en projectmatig werken

Zoetermeer

Aanvraagnummer

11756

Duur

12 maanden

Optie tot verlenging

2 maal 6 maanden

Uren per week

36

DAS opdracht

Ja

Start

Z.s.m.

Opleidingsniveau

HBO+

Regio

Zuid-Holland

Verloopt op

donderdag 23 maart 2023

Tijd & agenda

09:00 uur  

Beschrijving

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

De gemeente Zoetermeer staat voor een aantal grote opgaven, zoals beschreven in de visie Zoetermeer 2040. Om die opgaven in de stad werkelijkheid te maken, is realisatiekracht nodig. Tegelijkertijd kan de organisatie niet onbeperkt nieuwe opgaven aanpakken en is slimme sturing en organisatie gewenst. In het fysieke domein is de afgelopen jaren gewerkt aan professionalisering van projectmatig werken, wat leidt tot meer realisatiekracht, betere sturing en betere beheersing van projecten. Ook in overige domeinen, zoals het sociaal domein, is de stap gezet de Zoetermeerse werkwijze Projectmatig werken te implementeren.

Echter voor andersoortige opgaven, dus anders dan projecten, is de projectmatige aanpak niet geschikt. Het gaat bijvoorbeeld om grote programma’s, met name in het sociale domein, maar ook gebiedsontwikkelingen en de realisatie van de visie 2040.

Omdat de opgaven belangrijk zijn voor de ontwikkeling van de stad, is er een behoefte ontstaan om ook voor dit type werk een goede aanpak te ontwikkelen. Een meer gestandaardiseerde werkwijze voor programmatisch werken moet leiden tot meer resultaat in de stad, betere sturing en meer grip op de capaciteit binnen de organisatie.

De senior projectmanager heeft de volgende twee opdrachten:

1. Update van handleiding Zoetermeerse werkwijze Projectmatig werken (ZWPW).

2. Ontwikkelen handleiding Programmatisch werken, aansluitend op de ZWPW.

Vanwege het aansluiten op elkaar, wordt dit in één opdracht uitgezet.

Vertrekpunt

De gemeente heeft de afgelopen jaren sterk ingezet op de professionalisering van projectmatig werken. Er is een Zoetermeerse werkwijze voor Projectmatig werken vastgesteld, er zijn trainingen gegeven en er is een projectenbureau opgericht dat zich richt op het doorlopende kennisontwikkeling en vakmanschap in projectmanagement. Deze professionalisering is in volle gang en nog steeds in ontwikkeling. De resultaten van de professionalisering worden in de gehele organisatie zichtbaar; betere sturing, betere projectbeheersing en betere informatievoorziening vanuit de projecten.

Hoewel de aanpak niet volledig toepasbaar is op andersoortige opgaven, kunnen elementen hieruit wel dienen als startpunt. Bijvoorbeeld de wijze van het beschrijven van een opdracht, de uitgangspunten voor sturing van opgaven en voor samenwerking met de lijnorganisatie. Als de werkwijzen op elkaar aansluiten, wordt de Zoetermeerse aanpak voor zowel projecten als programma’s herkenbaar en is de doorontwikkeling voor andere opgaven relatief efficiënt.

Tegelijkertijd ligt dit vraagstuk er niet voor niets; niet alle projectmatige elementen zijn te gebruiken voor de andere opgaven. Naast de werkwijze voor programma’s, zullen ook nieuwe tools moeten worden gemaakt.

Het implementeren van de werkwijze voor programmatisch werken en het opleiden van de programmamanagers is mogelijk een vervolg van de opdracht bij verlenging.

Opdracht

De eindresultaten voor deze opdracht zijn als volgt te beschrijven:

–  Update boekje Zoetermeerse Werkwijze Projectmatig Werken.

   –  Aanscherping naar aanleiding van ontwikkelingen in de praktijk

   –  Aantrekkelijk en herkenbaar voor alle domeinen

–  De gemeente heeft een werkwijze voor grote opgaven die geen projecten zijn, programmatisch werken.

–  In deze werkwijze is in elk geval opgenomen hoe sturing, fasering en beheersing voor dergelijke opgaven georganiseerd moet worden

–  Er is duidelijkheid over hoe we programma’s intern organiseren; waarbij de afweging tussen integraal werken en ‘niet-alles-met-alles-verbinden’ telkens moet worden gemaakt.

–  Er is duidelijkheid over de rol van de gemeente in de aanpak van een programma ten opzichte van externe partijen; steeds meer liggen de oplossingen voor opgaven in samenwerking met inwoners en andere partijen en groepen in de stad.

Vereisten / knock-out criteria

1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.)

2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als project- of programmanager bij een overheidsorganisatie op het gebied van programmatisch en projectmatig werken;

Gunningscriteria te boordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

4. Een opleiding op wo master niveau (10 punten);

5. Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als project- of programmanager bij een overheidsorganisatie (15punten);

6. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en implementeren van methodieken voor projectmatig of programmatisch werken (20 punten);

7. Kennis van bestaande methodieken voor programmatisch en projectmatig werken (10 punten)

8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met organisatieontwikkeling (maakt dit aantoonbaar in het cv met een voorbeeld) (20 punten);

9. Minimaal 4 jaar werkervaring bij gemeenten en/of andere overheidsorganisaties, of in opdracht van gemeenten en andere overheidsorganisaties (25 punten).

Competenties

–  resultaatgericht

–  communicatief vaardig op alle niveaus

–  stevige adviseur en gesprekspartner voor ambtelijk opdrachtgever

–  draagt de visie en bedoeling van het project actief uit

–  heeft kennis van de gemeentelijke organisatie

–  schrijft heldere stukken

Schaal

Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 12.

Fee Flextender

Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 

1. 

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: Maandag t/m vrijdag. 

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 30 maart 2023 van 13:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 27 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 17 maar 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op dinsdag 21 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 23 maart 2023 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen

Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd

Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.