1. Functiebeschrijving

Een universiteit van wereldklasse heeft digitalisering van wereldklasse nodig. Digitale technologieën ondersteunen de primaire processen van de TU Delft. Digitalisering voorziet studenten, docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel in wat zij nodig hebben om bij de top te horen en te kunnen excelleren. Voor passende digitalisering is het cruciaal dat de sturing op het wat van de digitalisering (producten, diensten, technologie) meer in samenspel tussen faculteiten, ondersteunende diensten en ICT wordt gerealiseerd. Wanneer de faculteiten aan het stuur zitten, kunnen zij primair richting geven aan de meest effectieve en efficiënte manier van digitaliseren. Het programma Faculteiten en Diensten Centraal zet het mechanisme neer om bovenstaande te realiseren: faculteiten en diensten aan het stuur, in partnerschap met de Dienst ICT. Dit doen we om de digitale vraagstukken te kunnen vaststellen, vormgeven, prioriteren en besturen, de processen te kunnen inrichten om tot resultaat te gaan komen en mensen in staat te stellen om hun rol te kunnen invullen. Het doel van het programma is om digitalisering dichter bij het onderwijs en onderzoek te brengen en de Digitale Strategie ook daadwerkelijk tot uitvoering te kunnen brengen. Om het volwassenheidsniveau van de ICT-organisatie op niveau 3 te krijgen, zijn in 2021 twee verbeterprogramma’s ‘Basis op Orde’ en ‘Versnellen en Versterken Security & Privacy’ opgestart. In 2022 heeft ICT een start gemaakt met het programma “Faculteiten en Diensten Centraal”. Dit programma is inmiddels uitgewerkt in een programmaplan, en onderliggende projecten waar interne trekkers op zijn gezet en die de eerste stappen aan het zijn. Het programma gaat nu de fase in van daadwerkelijk uitvoeren van de benoemde activiteiten en doet dit in nauwe afstemming met stuurgroep en natuurlijk de stakeholders bij de faculteiten en diensten. Het project Project Portfolio Management (PPM) is een belangrijke pijler in het programma Faculteiten en Diensten Centraal. Binnen de organisatie worden flinke stappen gemaakt op het gebied van IT en dan in het bijzonder de samenwerking met de verschillende domeinen (onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering), faculteiten en diensten. Het doel is om het stuur in handen van de “klant” te geven en onderwijs en onderzoek daarmee richting bepalend te laten zijn voor de roadmap van de afdeling IT. IT speelt daarmee zoveel als mogelijk proactief in op de vraag van de klant. Als Project Portfolio Manager ben jij verantwoordelijk voor het managen van alle digitale initiatieven en projecten in brede zin om zo de strategische doelen van de organisatie te realiseren. Je helpt de organisatie de juiste veranderingen te realiseren en geeft daarbij inzicht en faciliteert wat nodig is om tot keuzes te komen. Binnen de Directie IT van de TU Delft bevindt Project Portfolio Management zich nog in een ontwikkelende fase. De rol vraagt daarom ook iemand die in staat is om strategisch en tactisch verder invulling te geven aan de opzet van deze afdeling en vervolgens door te vertalen naar operationele gereedheid. Belangrijke volgende stappen daarin zijn: (1) het creëren van een helder proces en criteria voor het bepalen van prioriteiten met een brede vertegenwoordiging betrokken organisatieonderdelen. (2) Het selecteren en implementeren van een PPM-softwarepakket ter ondersteuning van deze processen.

Project Portfolio Manager Directie ICT Niveau Sr.

Aantal uren Minimaal 32 uur

Het doel van dit alles is het creëren van overzicht over een combinatie van projecten en programma’s: alle project- en programma initiatieven van de afdeling IT vallen onder verantwoordelijkheid van PPM. Vanuit dit overzicht kan een integrale roadmap worden samengesteld waarin al deze initiatieven worden ondergebracht, waarmee de onderlinge samenhang en afhankelijkheden van de projecten en programma’s duidelijk zichtbaar maakt.

2. Functie eisen

Om deze functie goede invulling te kunnen geven, zijn wij op zoek naar een project portfolio manager die ruime ervaring heeft met:

• Portfoliomanagement – in het bijzonder het verder opzetten, inrichten en operationeel gereed maken van deze afdeling in de organisatie.

• Visie op portfoliomanagement bij voorkeur in een IT-omgeving.

• IT Governance – voor het benodigde governancemodel bij de inrichting van portfoliomanagement.

• Stakeholder management – De omgeving is een complex speelveld van verschillende domeinen (onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering), faculteiten en diensten. Werkzaamheden die bij deze rol horen zijn:

• Je rapporteert periodiek de voortgang en afhankelijkheden van het portfolio aan de directie.

• Je onderhoudt nauw contact met de Enterprise Architect.

• Je rapporteert direct aan de CTO.

• Je kan je soepel bewegen in een academische wereld en weet goed om te gaan met complexe vraagstukken. Politiek sensitief, strategische handelen en vertalen naar operationele doelstellingen zit je in het bloed. Co-creatie en samenwerken maken onderdeel uit van je kernwaarden. Je spreekt de taal van zowel bestuurders, managers en directeuren.

3. Achtergrondinformatie

• De termijn van de inhuur is 8 maanden vanaf half februari 2022, met optie tot verlenging. Het aantal uur per week is tenminste 32 uur en bij voorkeur fulltime (40 uur).

4. Vereisten aanbieding

• twee referenties
• Beknopte, persoonlijke motivatie