Opdrachtomschrijving: Als eerstelijns functioneel beheerder bij Haagse Inkoop Samenwerking zorg je voor optimaal gebruik van DigiInkoop, het inkoopsysteem van de Rijksdienst dat het inkoop- en facturatieproces ondersteunt en mogelijk toekomstige inkoopapplicaties. Je bent het eerste aanspreekpunt (via mail en telefoon) voor gebruiksvragen en storingen. Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de eerste gebruikervragen. Je zorgt ervoor dat de juiste oplosgroep wordt ingeschakeld bij het verhelpen van storingen. Je bewaakt de voortgang bij het verhelpen van storingen en informeert de gebruiker en/of de gebruikersorganisatie over de voortgang hiervan. Je bewaakt hierbij de gemaakte afspraken. Ook verwerk je mutaties in de bedrijfsgegevens en stamgegevens. Tevens ondersteun je bij het opstellen en onderhouden van onder andere het opleidingsmateriaal, werkinstructies, FAQ en Handboek Functioneel Beheer HIS en geeft op verzoek opleiding in het gebruik van DigiInkoop. Tot slot draag je bij aan het optimaliseren van de door Functioneel Beheer geboden dienstverlening. Eventueel voer je implementaties uit van nieuwe (catalogi)contracten en adviseer je hierin.

De HIS voert op dit moment het functioneel beheer uit voor DigiInkoop. DigiInkoop wordt komende maanden afgebouwd. Hiervoor in de plaats komen voor het ondersteunen van het inkoopproces tussen de dienstonderdelen en hun leveranciers Centrale Voorzieningen. Deze bestaan uit een Leveranciersportaal en Catalogusplatsform. De HIS heeft opdracht gekregen voor het uitvoeren van het functioneel beheer van de Centrale Voorzieningen en staat open voor het uitvoeren van het functioneel beheer van nieuwe inkoop gerelateerde applicaties. Het is mogelijk dat het functioneel beheer van een andere applicatie extra aan jouw takenpakket wordt toegevoegd. Je dient hier flexibel mee om te gaan en proactief mee te denken in het beleggen van het functioneel beheer in de organisatie hiervan.

De medewerker HIS Eerstelijns Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor:

• Eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen en storingen m.b.t. DigiInkoop en andere applicaties;

• Inzetten van de juiste oplosgroep voor het verhelpen van storingen;

• Bewaken voortgang bij het verhelpen van storingen en informeren gebruikers en/of gebruikersorganisatie over de voortgang hiervan;

• Meedenken met gebruikers over optimaal gebruik van DigiInkoop in relatie tot het inkoopproces;

• Signaleren van verbeterpunten voor gebruik van het systeem;

• Zorg dragen voor opgeleide gebruikers;

• Het beheren van stamgegevens en systeeminstellingen;

• Het testen van nieuwe releases;

• Het controleren van achtergrondprocessen en bij storing hier direct op te acteren;

• Het ondersteunen bij de implementatie van DigiInkoop;

• Het opleiden van gebruikers;

• Het leveren van DigiInkoop expertise.

• Opstellen en onderhouden van onder andere het opleidingsmateriaal, werkinstructies, FAQ en Handboek Functioneel Beheer HIS;

• Bewaken gemaakte afspraken (SLA);

• Optimaliseren van de dienstverlening door Functioneel Beheer.