Functietitel

Kwartiermaker gebruikersportaal en functioneel beheer

Aantal uur

32u p.w

Startdatum

16 mei 2024

Einddatum

2 augustus 2024

Standplaats

Den Haag

Opdrachtomschrijving

Binnen het COA loopt een omvangrijk programma om de bedrijfsvoering te vernieuwen. Het huidige SAP systeem wordt vervangen door AFAS. Voor de gebruikersimplementatie wordt een tijdelijk Sharepoint Online portaal ingericht voor veelgestelde vragen, overzicht opleidingen, belangrijke veranderingen en toegang tot de servicedeskformulieren. Tegelijkertijd wordt de functioneel beheer organisatie zodanig ingericht dat die in staat moet zijn het nieuwe systeem te onderhouden.

Voor de livegang van AFAS is een routekaart gemaakt. De werkzaamheden van deze routekaart moeten samen met de andere teams worden uitgewerkt. Eindproducten zijn a) een ingericht gebruikersportaal voor alle COA medewerkers en b) een functioneel beheer organisatie die met livegang klaar staat om o.a. functionele vragen te beantwoorden en nieuwe gebruikerswensen in te richten.

De teams die werken aan inrichting van AFAS werken zoveel mogelijk volgens de Agile methodiek. In de beheerfase wordt deze werkwijze voortgezet.

Werkzaamheden:

1. Organisatorische inbedding functioneel beheer AFAS

• Begeleidt, stimuleert en beoordeelt de functioneel beheerders in hun/haar ontwikkeling gedurende de implementatiefase van AFAS

• Zorgt voor de organisatorische inbedding van de functioneel beheerders en zorgt ervoor dat dit ook met (addendum op) inrichtingsplan van betrokken afdelingen wordt geformaliseerd.

2. Opzetten gebruikersportaal

• Zorgt voor een operationeel gebruikersportaal

• Zorgt voor het verzamelen van de juiste content:

o Veel gestelde vragen

o Opleidingen

o Thematische uitwerking van veranderingen

o Servicedeskformulieren

De kwartiermaker is onderdeel van het COA2AFAS programma en werkt nauw samen met andere Product Owners en alle stakeholders.

Eisen

• • 5 jaar ervaring als projectmanager / product owner in Agile omgevingen
• • Is communicatief vaardig en voelt de plek in de organisatie goed aan
• • Heeft kennis van inrichting Functioneel Beheer ERP systemen (kennis van AFAS is een pré) en toepassen van Agile methodieken;
• • Heeft kennis van Service Management processen
• • Heeft kennis van de uitgangspunten Gebruiker Centraal en voelt, ruikt en denkt vanuit de gebruiker
• • Is pragmatisch en slagvaardig
• • Heeft kennis van (de ontwikkeling met) Sharepoint Online
• • Heeft bij voorkeur ervaring met Jira
• Competenties
• • Plannen en organiseren
• • Organisatiesensitiviteit
• • Resultaatgerichtheid
• • Creativiteit
• • Motiveren
• • Coachen