Functie: Adoptie Manager Microsoft 365

Locatie: Den Haag | extra standplaats Utrecht

Startdatum: 13-05-2024

Einddatum: 31-12-2024

Aantal uur per week: 36

Optie op verlenging: Ja

Opdrachtomschrijving:

Om tot een succesvolle adoptie van het Moderne Werken te komen zijn een aantal zaken op korte termijn nodig:

1. In kaart brengen van – op de RVO praktijk gebaseerde – use-cases voor het Moderne Werken d.m.v. Microsoft 365.
2. n kaart brengen van succescriteria, metrics en KPI’s waarop het niveau van adoptie kan worden gemeten.
3. Uitvoering van een ‘nulmeting’ van de organisatie op de mate van gereedheid in relatie tot de beoogde adoptie.
4. Plan en strategie voor het inzetten van early adopters als ‘Champions’ voor de adoptie.
5. Management van een community aan ‘Champions’.
6. Uitvoeren van een ‘roadshow’ om invloedrijke personen in de beoogde verandering te activeren.

Op te leveren producten en uit te voeren werkzaamheden tijdens de looptijd van deze opdracht zijn onder andere:

1. Overzicht met praktijkgerichte use-cases gericht op het Moderne Werken binnen de context van RVO met Microsoft 365.
2. Adoptieplan ‘Modern Werken’ met Microsoft 365.
3. Plan van Aanpak ‘Champions’ programma, volgens de principes van Microsoft 365.
4. Werving en selectie ‘Champions’ binnen RVO.
5. Start en begeleiding ‘Champions’ Community gedurende 6 maanden.
6. Strategie om Champions Community zelfsturend te maken na looptijd van 6 maanden.
7. Adviesrapport succescriteria, metrics en KPI’s adoptietraject gericht op het Modern Werken.
8. Nulmeting RVO op basis van gedefinieerde succescriteria, metrics en KPI’s (organisatie ‘readiness’ in kaart).
9. Identificeren van invloedrijke personen binnen de organisatie welke kunnen worden ingezet om de adoptiegraad te verhogen.
10. Uitvoeren van ‘roadshow’ om invloedrijke personen te motiveren om het Moderne Werken uit te dragen naar collega’s.
11. Maandelijkse rapportage over voortgang adoptietraject (Champions community, roadshow en overige werkzaamheden), gebaseerd op de gedefinieerde succescriteria, metrics en KPI’s adoptietraject.
12. Aansturen collega’s in de uitvoer (communicatie, beheerders begeleidende materialen, aanbieders trainingen)
13. Vervaardigen van adoptiemateriaal (handleidingen, video’s of anders) die tijdens de looptijd van het adoptietraject worden geidentificeerd als een meerwaarde om de adoptiegraad te verhogen.

Achtergrond opdracht:

De versnelde digitalisering binnen RVO voorziet de medewerkers in een Moderne Digitale Werkplek, gebaseerd op Clouddiensten van Microsoft 365. Deze werkplek vereist een andere manier van werken, het ‘Moderne Werken’. De toekomstige digitale werkplek ziet er anders uit. Als de medewerkers de minimale bekwaamheid, bekendheid en vaardigheden beheersen om op de juiste manier deze Moderne Werkplek in te zetten ontstaat hier een kans om nog meer maatschappelijke waarde te kunnen realiseren voor Nederland.

In 2022 is Microsoft Teams beschikbaar gesteld binnen RVO, wat medewerkers in staat stelt om tijd- en plaats onafhankelijk digitaal samen te werken. In 2023 is hierop een vervolg gekomen door OneDrive Online, Intune en Exchange Online toe te voegen aan de digitale werkomgeving. 

Deze doorontwikkeling van de werkomgeving zal in 2024 en de jaren daarna verder gaan, met onder andere (onderzoeken naar of implementatie van): Outlook Online, SharePoint Online, Microsoft Copilot, Microsoft VIVA. 

Huidige uitdagingen:

• De nieuwe technologische mogelijkheden komen nu als extra optie naast bestaande (legacy) applicaties. Medewerkers hebben hierdoor onvoldoende overzicht wat in te kunnen zetten voor bepaalde opdrachten.
• Nut en noodzaak van het Moderne Werken is voor medewerkers onvoldoende duidelijk.
• Digitaal bewustzijn RVO relatief laag.
• Digitale vaardigheden RVO relatief laag.

1 x per 2 weken komt het team samen in Utrecht, indien tussentijdse fysieke bijeenkomsten gewenst zijn in Den Haag (standplaats van merendeel teamleden.

Eisen:

• Ervaring met het opstellen van veranderstrategieën
• Ervaring met het creëren van veranderprogramma’s en trainingsprogramma’s
• Certificeringen zoals Prosci, Agile/Scrum of IPMA
• Minimaal 3 jaar ervaring met werken binnen de Rijksoverheid
• Minimaal 3 jaar ervaring met verandermanagement en implementatie van Microsoft 365-producten
• Minimaal 3 jaar ervaring Diepgaande kennis van Microsoft 365-applicaties zoals Teams, OneDrive, en Office 365

Competenties:

• Begrip van het veranderingsproces en de urgentie van verandering zichtbaar maken.
• Effectief kunnen communiceren met medewerkers op alle niveaus.
• Uitstekende leiderschapsvaardigheden om medewerkers te motiveren en de visie van de beoogde verandering te communiceren.
• Complexe problemen kunnen analyseren en oplossen.
• Effectief kunnen samenwerken met anderen op verschillende niveaus.
• Snel kunnen schakelen en reageren op veranderingen in de zakelijke omgeving.

Functie wensen:

• Microsoft 365-certificaten zijn een pre
• Betrokkenheid naar de organisatie
• Gemotiveerd om blijvende verandering te bewerkstelligen
• Affinitieit met het maken van adoptiemateriaal.