Profiel Projectleider Verwerving en implementatie Zephyr (huisvestingsysteem)

Functieniveau Projectleider

Organisatie IDI

Indicatie plaatsingsduur in maanden 6 maanden, met optie tot verlenging

Formatieplaats uren 36 uur/week

Geactualiseerd op 09-01-2024

 

Opdrachtomschrijving

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een ervaren projectleider voor het project Zephyr. Met het project wordt beoogd een huisvestingsysteem voor het ministerie aan te schaffen.

Hiervoor wordt een aanbesteding uitgevoerd (nagenoeg afgerond). Hierna volgt een implementatie.

 

Als projectleider rond je de aanbesteding af (met name de beoordelingsfase). Hierbij word je ondersteund door een aanbestedingsexpert van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en door materiedeskundigen van het ministerie.

Na de gunning van het contract zal een implementatiefase starten. Deze zal je als projectleider namens BZ trekken.

 

 

Projectleider

De beoogd projectleider heeft aantoonbare ervaring met projecten met een verwervingscomponent (aanbesteding dan wel offertetrajecten) en implementaties van complexe (huisvesting)systemen, inclusief koppelingen met andere systemen, bij voorkeur binnen de (Rijks)overheid.

 

De projectleider:

·       Heeft een besluitvaardige persoonlijkheid, loopt niet weg van moeilijke beslissingen.

·       Is verantwoordelijk voor de voortgang en realisatie van het project binnen de hiervoor afgesproken tijd, budget en kwaliteitseisen;

·       Is namens BZ verantwoordelijk voor het opleveren van de overall projectresultaten;

·       Verschaft tijdige, juiste en volledige informatie over de voortgang en zorgt dat de projectdocumentatie op orde is en te allen tijde controleerbaar is;

·       Brengt afwijkingen (excepties) en consequenties in kaart en legt deze voor ter besluitvorming;

·       Creëert een omgeving waarin team en opdrachtgever optimaal samenwerken;

·       Creëert proactief een netwerk binnen de organisatie om diverse stakeholders aan boord te krijgen en te horen

De beoogd projectleider valt onder de plv. directeur IDI.

Werkomgeving

Bij BZ zijn wereldwijd circa 6.200 medewerkers werkzaam, waarvan circa de helft op het departement en de andere helft op vertegenwoordigingen in circa 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen.

 

IDI

De directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) ondersteunt samen met andere bedrijfsonderdelen het primaire proces van BZ. IDI regisseert onder andere de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving.

 

DHF

De Directie Huisvesting en Facilitaire zaken (DHF) draagt zorg voor de vastgoed- en huisvestingprojecten van BZ – inclusief het beheer en de exploitatie daarvan – in het buitenland, voor ambassades, consulaten en residenties. Tevens ligt de regierol ten aanzien van huisvesting in Nederland bij de Directie.

 

 

Harde eisen waaraan de kandidaat moet voldoen

·       Aantoonbaar ruime kennis van en ervaring met (minimaal 3 jaar) projectmanagement in een complexe omgeving, bij voorkeur binnen Rijksoverheid;

·       Ervaring met financiële processen, zoals inkopen en verplichtingenadministratie

·       Kennis van de financiële werkmethoden van de overheid (budgettering)

·       Academisch werk- en denkniveau, door middel van opleiding of een vergelijkbare combinatie van kennis en ervaring;

·       Ervaring met implementaties van (SAAS) software systemen (minimaal 3 jaar);

·       Beschikt over Agile Practitioner en/of PRINCE2 Practitioner certificering (of vergelijkbare methode);

·       Per 1 juni inzetbaar.

·       Ondertekenen van een Geheimhoudingsverklaring behoort tot de aanstellingsprocedure;

·       Je kunt een geldige VOG overleggen;

Overige wensen

·       Je hebt ervaring en kennis met omgevingen waarin classificatie en rubricering van informatie van belang is en met de implementatie van BIR / BIO (ISO27001) of varianten daarvan;

·       Je hebt goed gevoel voor onderlinge samenwerking;

·       Je bent nauwkeurig en zelfstandig;

·       Je bent stressbestendig, kan werken onder hoge druk;

·       Je bent een teamspeler;

·       Je hebt sterke contactuele eigenschappen;

·       Je hebt ervaring met communiceren op tactisch en operationeel niveau;

·       Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

·       Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;

Relevante competenties

·       Resultaatgerichtheid

·       Plannen en organiseren

·       Flexibiliteit en veerkracht

·       Leiderschap

·       Bestuur sensitiviteit

·       Omgevingsbewustzijn

·       Netwerken

·       Aansturen organisatie

·       Overtuigingskracht en motiveren

·       Creativiteit

Talenkennis

Nederlands en Engels.