Start 1 mei 2024

Eind 31 oktober 2024

Optie op verlenging ja

Standplaats Den Haag

Opdrachtbeschrijving

De PMO zal worden ingezet op het AZ IT veranderprogrammaprogramma (AZ NEXT) . Dit programma bestaat uit meerdere verandertrajecten . Support is noodzakelijk om de onderlinge samenhang te bewaren / bewaken, de individuele planningen op elkaar afgestemd te houden en de structurele overlegvormen te organiseren (interne stuurgroep, externe stuurgroep, klantenraad / klankbord) en de formulierenstroom (agenda’s (bijlagen), notulen, besluiten- en actielijsten) hieruit voortvloeiend gestructureerd onder te brengen in de projectarchieven . Daarnaast zal de PMO ingezet worden op het professionaliseren van de CoE projectmanagement. Concreet betekent dit: Ontwikkeling en beheer van het kwaliteitsinstrumentarium (projectenhandboek AZ, sjablonen, werkinstructies), het beschrijven en inregelen van de bijbehorende governance en overlegvormen, Uitvoeren van QA op lopende programma’s en projecten . Dit behelst monitoren op de naleving van interne kaderstelling t.a .v. de uitvoering van projecten (projectenhandboek AZ) en de rapportage over de bijbehorende KPI’s, Ondersteuning bij externe inhuur van projectmedewerkers (i .s. m . inkoop) en onboarding van externen . Project- en Portfolioadministratie ter ondersteuning van projectleiders en portfoliomanager. Concrete werkzaamheden in onderstaande categorieën . Overlegstructuren : • Opstellen overlegstructuren • Opstellen agenda’s • Versturen van uitnodigingen o Managen van noodzakelijke veranderingen in de geplande overleggen o Zorgdragen voor achtervang bij afwezigheid • Rondsturen stukken als input voor de overlegvormen • Notuleren • Bijhouden besluiten- en actielijsten • Documenteren • Archiveren Planningen : • Bijhouden baseline en updates van de planningen van de drie majeure projecten (AZ Next Infra/AZ Next DMS/AZ Next werkplekken) • Integratie van deze planningen, oog houden voor onderlinge afhankelijkheden • Signaleren van afwijkingen op de planningen in de uitvoering van de projecten • Najagen noodzakelijke input om een actueel inzicht te houden Budgetten : • Bewaken (en administreren) van de projectbudgetten, -verplichtingen en -uitgaven binnen de budgetten (begroting vs realisatie) van de drie bovengenoemde projecten . Rapporteren : • Najagen input voortgangsrapportages • Alignment voortgangsrapportages • Rapporteren naar stakeholders • Centrale communicatie naar eindgebruikers 

Achtergrond opdracht

Het Ministerie van Algemene Zaken is voortdurend in beweging (“Verandering is de enige constante”) . Ook op ICT gebied is de omgeving aan verandering onderhevig . Zowel in het proces als in de geboden ICT producten en diensten zijn trajecten lopende ter optimalisatie, digitale vernieuwing en het toekomst vast maken van de ICT omgeving . Hierbij is behoefte aan een Project Management Ondersteuner (PMO) die de grotere projecten van structurele ondersteuning kan voorzien .

Organisatorische context en cultuur

De unit Compliance en Innovatie (C&I) ondersteunt de CIO van AZ en richt zich op het opstellen, het ontwikkelen en de coördinatie van beleid en de kaders voor de informatievoorziening binnen het ministerie van AZ. Tevens ziet ze toe op de naleving daarvan . De unit adviseert de bestuurders en het management van het ministerie namens de CIO over de uitvoering en de toepassing van het Informatievoorzieningsbeleid, de informatiebeveiliging, informatiehuishouding, privacy, de Enterprise-architectuur en beveiligingsarchitectuur. Binnen de unit is er een CIO-office en een CISO-office ingericht. C&I ontwikkelt en coördineert het informatievoorzienings- en digitaliseringsbeleid conform hert Besluit CIO-stelsel . Eveneens coördineert en ondersteunt C&I de implementatie van het informatiebeveiligingsbeleid en ziet toe op de naleving daarvan . Ook het projectmanagement van grootschalige projecten en programma’s, zoals AZ-Next, IHH en Open op Orde vallen onder de unit C&I . Daarnaast zorgt het CIO-en CIso-office de informatie en advies aan medewerkers van AZ -via het Rijksportaal- over Privacy en Informatiebeveiliging en het verhogen van de weerbaarheid van medewerkers op de genoemde terreinen .

EISEN

• Minimaal 3 jaar aantoonbaar ervaring met het opzetten van een CoE voor projectuitvoering en – management;
• Een veiligheidsonderzoek op A niveau (AIVD) is een vereiste (voorafgaand is een VOG verklaring vereist);
• Aantoonbaar HBO niveau (2 jr);
• Aantoonbare ervaring met projectmanagementmethodieken (PRINCE2/Agile/Lean (2 jr);
• Aantoonbare (ruime) ervaring met MS-Project (2 jr);

WENSEN

• Ervaring binnen de Rijksoverheid

• Ervaring met (het ondersteunen van) complexe ICT projecten

• Ervaring met Topdesk

• Gebruikerservaring eDOCS of een vergelijkbare ECM/DMS tool

• Ervaring in multidisciplinaire (ICT) organisaties

• Kennis van en ervaring met hoog gerubriceerde netwerken en content.

* Ervaring met het maken van templates voor projectuitvoering op basis van Prince2 en Agile methodieken

• Een goed begrip van afhankelijkheidsbeheer, risicobeheer, backlogs.

• Vermogen om met complexiteit en een diverse groep belanghebbenden om te gaan .

Competenties

• Betrouwbaar

• Onafhankelijk

• Onpartijdig

• Transparant

• Flexibel

• Creatief

• Initiatiefrijk

• Stressbestendig

• Motiverend

• Omgevingsbewustzijn (organisatiesensitief, diplomatisch)

• Resultaatgerichtheid, gedrevenheid

• Goed kunnen samenwerken in complexe en dynamische omgeving

• Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden

• Goede organisatorische vaardigheden