Functietitel Coordinator Bedrijfsvoering APD

Aantal uur 36u p.w

Startdatum 1 april 2024

Einddatum 31 maart 2025

Standplaats Bilthoven

Opdrachtomschrijving

Het RIVM is op zoek naar een Coordinator Bedrijfsvoering APD. Het MT van de Stafeenheid Applicaties en Databases heeft behoefte aan extra ondersteuning op het gebied van coordinerende en operationele taken, met een IV/IT Component. Het gaat op dit moment om de volgende taken, maar die kunnen door de tijd heen veranderen:

• Administratie rondom financiele verplichtingen
• Ondersteunen bij inhuur-uitvragen, b.v. input ophalen bij medewerkers, uitzetten vacatures, monitoring hierop verzorgen
• Gemandateerd goedkeuren van urenbriefjes, urenstaten verzamelen en doorsturen
• Ondersteuning in houden overzicht in financiele stand van zaken, aan laten maken benodigde tijdschrijfcodes en administratie hiervan, in afstemming met de afdeling FCC;
• Verlenging van licenties tijdig (laten) controleren en verlengen (monitoren)
• Uitzoeken trainingsmogelijkheden (b.v. LOP) op verzoek afdelingshoofd, helpen medewerkers hierbij
• Bijhouden overzicht van contracten, ATB’s, PO-nummers etc. om daarmee snel in SAP/SRM te kunnen goedkeuren
• Ondersteuning bij project om het Kennissysteem / de Documentatie van systeeminformatie binnen APD en daarna de hele IV-O te verbeteren.

Om deze taken uit te kunnen voeren is affinititeit met IV/IT processen en omgevingen essentieel, maar is geen technische IV/IT kennis benodigd.

Achtergrondopdracht

Het MT van de Stafeenheid Applicaties en Databases is actief bezig om te kijken hoe het meer tijd en ruimte kan krijgen voor strategische en tactische zaken. Het meer delegeren van coordinerende en operationele taken is onderdeel van deze verandering. De managementverantwoordelijkheid, inclusief bijbehorende mandaten, blijft liggen bij de MT-leden.

Eisen

1.1    Algemeen:

Kennis van en aantoonbare praktijk ervaring met

1.    Financiële processen

2.    HR processen

3.    Administratie en monitoring

4.    Ondersteuning van management / Coördinatie

5.    Documentatie   

1.2    Specifiek:

1.    Kennis en ervaring met de werkwijze en cultuur binnen het RIVM;

2.    Projectmanagement ervaring;

3.    Ervaring met Agile werken.        

1.3    Vereisten Profiel:

1.    HBO werk- en denkniveau of hoger/gelijkwaardig.   

Competenties

2.1    Competenties:

1.    Innovatief

2.    Adviesvaardig

3.    Resultaatgericht

4.    Omgevingsbewust

5.    Analytisch

6.    Creatieve mindset

7.    Flexibel