Opdrachtomschrijving

De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren: In nauwe samenwerking met het gebruikersadoptie programma van onze werkplekleverancier SSC- ICT en in afstemming en met behulp van de projectorganisatie van SZW, gaat de projectleider aan de slag om de nieuwe manier van samenwerken met MS Teams bij de medewerkers van SZW te introduceren. Doel is om de gebruikersadoptie van de SZW-medewerkers vorm te geven, te versterken en te monitoren. Zó dat medewerkers die behoefte hebben aan samenwerken met collega’s niet alleen weten dat MS Teams beschikbaar is maar ook de handleidingen/instructies weten te vinden om met MS Teams aan de slag te gaan. De implementatie van MS Teams fase 2 is een behoorlijke verandering in de werkwijze van de medewerkers van SZW. Het is jouw taak om hen hierbij zo goed mogelijk bij te ondersteunen. Hierbij zet je jouw kennis en ervaring in bij eerdere verandertrajecten waar je bij betrokken bent geweest. Het initiëren en organiseren van additionele opleiding/trainingen tbv SZW medewerkers is één van de initiatieven om de medewerkers te ondersteunen. Ook fungeert de projectleider als vertegenwoordiger van SZW bij overleggen en bijeenkomsten van SSC-ICT. Daarnaast zal de projectleider het verder opzetten en aansturing van het projectteam MS Teams van SZW op zich nemen. Deze is in oprichting waarbij al een aantal vraagstukken en besluitvormingstrajecten deels zijn uitgewerkt. De taak van het projectteam is MS Teams gerelateerde vraagstukken oppakken en deze voorbereiden ter besluitvorming. Een belangrijk vraagstuk betreft het inrichten van de informatiehuishouding van MS Teams binnen SZW. Hiervoor is een deelproject ingericht om te zorgen dat kaderstelling en besluitvorming op dit vraagstuk wordt georganiseerd. Dit vindt plaats onder aansturing van de projectleider. Voor CSP wordt een adviserende rol verwacht in de interdepartementale werkgroep CSP en als linking pin vanuit MS Teams om de integraliteit tussen beide te (helpen te) bewaken.

Taken en verantwoordelijkheden

De volgende taken en verantwoordelijkheden worden onderkend:

• Verantwoordelijk voor de realisatie van projectdeliverables, het creëren van (rand)voorwaarden en het opstellen van een plan van aanpak voor de Gebruikersadoptie en deelproject Informatiehuishouding in MS Teams.
• Periodiek rapporteren aan opdrachtgever over kosten en voortgang.
• Het deelnemen aan departementale en interdepartementale overleggen t.a.v. gebruikersadoptie MS Teams. Hierbij fungeert de projectleider als vertegenwoordiger van SZW.
• In de rol van Adoptiemanager zorgdragen dat de gebruikers adoptie binnen SZW slaagt. (Proactief) doen van voorstellen om deze veranderopgave in goede banen te leiden en voor de medewerkers van SZW te ondersteunen.
• Aansturen van het deelproject Informatiehuishouding MS Teams.
• Adviesopstellen en besluitvorming voorbereiden voor uitfasering Webex.
• Overleg met de DOR (Departementale Ondernemingsraad) over aanpak, impact en voortgang van MS Teams voor de SZW-organisatie.
• Bezoeken van directies van SZW om hen mee te nemen in aanpak, planning en impact.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

– De kandidaat beschikt over academisch werk- en denkniveau en heeft bij voorkeur een afgeronde opleiding in de richting van informatica of technische bedrijfskunde.

– De kandidaat heeft meer dan 4 jaar aantoonbare ervaring met het succesvol leiden van ICT- projecten waarin de business en ICT samenkomen.

– De kandidaat is organisatiesensitief en handig in het maken van de verbinding met bijvoorbeeld andere afdelingen.

– De kandidaat is creatief in het bedenken van oplossingen om zaken gedaan te krijgen.

– De kandidaat heeft kennis van en ervaring met grootschalige ICT-trajecten met een belangrijke veranderkundige component voor de organisatie.

– De kandidaat is en blijft op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen in het IT- vakgebied.

– De kandidaat heeft ervaring met MS Office en MS Teams migraties en gebruikersadoptietrajecten binnen de rijksoverheid.

– De kandidaat zijn leiderschap skills zijn goed ontwikkeld, zoals plannen, organiseren en delegeren. Ook heeft de kandidaat de skills in huis om de

Achtergrond opdracht

SZW maakt sinds oktober 2022 via onze ICT-leverancier SSC-ICT gebruik van MS Teams, fase 1. In deze fase is sprake van beperkte functionaliteit (chat, presence en video). De voorbereidingen voor fase 2 zijn gestart. Hierbij wordt de volledige functionaliteit beschikbaar gesteld, zoals het creëren, delen en opslaan van documenten en gegevens. Deze fase heeft impact op de SZW- organisatie, zowel voor medewerkers als voor de informatiehuishouding. Om dit in goede banen te leiden, zijn we op zoek naar een projectleider die zowel de gebruikersadoptie in goede banen leiden, als de informatiehuishouding handen en voeten kan geven, samen met de inhoudelijk betrokken medewerkers.

Daarnaast is SZW onlangs gestart met de voorbereidingen voor de vernieuwing van de document management system (DMS ) voor een content platform platform (CSP). Dit traject wordt onder leiding van ministerie van BZK/CIO uitgevoerd op verzoek van meerdere departementen.

Eisen

Kandidaat beschikt over academisch werk- en denkniveau

Kandidaat beschikt over kennis van MS Teams

Kandidaat heeft werkervaring op het gebied van projectleiding en implementatietrajecten

Wensen

Mate waarin de kandidaat kennis heeft van informatiehuishouding

Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met bestuurlijke advisering

Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek)

Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever