Senior Business Analist project Advanced Search – Ministerie van BZK

start 29-1-2024

uren PW 32-36

Standplaats Den Haag

Opdrachtgever

Van oudsher is Doc-Direkt een uitvoerder in het domein van archiefopslag en bewerking. Door de jaren heen heeft Doc-Direkt zich in afstemming met een beperkt aantal departementen door ontwikkeld als dienstverlener en leverancier (SSO) in het werkveld van informatiehuishouding.

Doc-Direkt wil aansluiten op veranderde behoefte

De ontwikkeling van de informatiehuishouding bij de Rijksoverheid in het algemeen en de departementen in het bijzonder en de daarbij ervaren problematiek geeft een andere behoefte aan een dienstverlener rondom de informatiehuishouding. Waar eerst behoefte was aan een uitvoerder van archiefbeheer is nu ook behoefte ontstaan aan een leverancier van generieke diensten en kennispartner: een volwaardig Shared Service Organisatie Informatiehuishouding. Daarnaast is er spraken van een grote stijging in de vraag naar dienstverlening van Doc-Direkt. Dit betreft zowel een blijvende vraag, zoals bijvoorbeeld ondersteuning bij beleidsvraagstukken, WOO-verzoeken en Parlementaire Enquêtes. Als ook een incidentele vraag zoals tijdelijke (wel vaak meerjarige) uitbreiding van capaciteit op het gebied van informatiehuishouding.

Op dit moment wordt een deel van de dienstverlening van Doc-Direkt naar tevredenheid van de afnemers geleverd en ervaart men er een duidelijke meerwaarde van. Maar Doc-Direkt ervaart nadrukkelijk ook dat onze afnemers de generieke dienstverlening en expertise lang niet altijd voldoende vinden aansluiten bij hun opgave voor de informatiehuishouding. Doc-Direkt heeft zichzelf een duidelijke opdracht gesteld om de organisatie te verbeteren en om de levering van generieke diensten en kennis naar een hoger te brengen niveau dat aansluit op de huidige en toekomstige behoeften van de departementen.

De organisatie van Doc-Direkt is in transformatie van een archiveringsbedrijf van fysieke documenten naar een digitale dienstverlening voor de overheid op het gebied van Integraal Informatie Beheer.

Project

De aanleiding voor het project AS is het rapport “Ongekend Onrecht” opgesteld naar aanleiding van de Kindertoeslagaffaire en de hiervan afgeleide doelen van het Rijksbrede programma “Open

Overheid”.

Binnen het Programma Open op Orde bevindt zich het project Advanced Search zich in een implementatiefase. Dit project stelt alle departementen en overheidsdiensten in staat te zoeken door al hun databronnen in het kader van:

•    Beleidsvraagstukken

•    Kamervragen

•    Woo-verzoeken

•    Parlementaire enquêtes

•    Hotspot – archivering (bijv. bij calamiteiten zoals het MH17 dossier)

De huidige situatie van de applicatiedienst is niet geschikt voor opschaling, is niet toekomst vast en vereist een andere setup IT-technisch (applicatief, platform en infrastructuur), als ook in de governance van het beheer. Een belangrijke bevinding is dat door maatwerk Life-cycle management (meegroeien met functionele en technische upgrades van de IDOL tool) en de achterstanden in de IT-infra (servers) onvoldoende mogelijk is. Dit model en de beperking in resources staan opschaling en flexibiliteit in de weg.

Het project Advanced Search omhelst door deze bevinding de vervanging en uitfasering van de huidige dienst.

Het project Advanced Search beoogt het realiseren van:

1.    De basis op orde brengen; er dient een solide, toekomst vaste basis gerealiseerd te worden voor Advanced Search

2.    Advanced Search als generieke standaard dienst te ontwikkelen (momenteel zijn er verschillende implementaties) die beheerd wordt door Doc-Direkt met standaard processen voor de afnemers zijnde de departementen en diensten van de overheid

3.    Aansluiting van meerdere deelnemers en databronnen op de Advanced Search Engine

4.    Uitlijning van de procesketens voor beleidsvraagstukken, Kamervragen, Woo-verzoeken en Parlementaire Enquêtes

5.    Functionele wijzigingen op Agile SAFe (DevSecOps) wijze ontwikkelen en beschikbaar stellen

6.    Voldoen aan de functionele eisen gesteld door het programma Open op Orde actielijn 3

7.    Het moderniseren en optimaliseren van het gebruik en de werkprocessen voor gebruikers voor het zoeken en vinden van informatie over een veelheid van databronnen

8.    Het onboarden van afnemers (departementen en diensten) binnen het project de transitie en transformatie verzorgen naar het Advanced Search platform

9.    Verbetering van de metadata voor de optimalisatie en verfijning van de zoekprocessen

De basisapplicatie voor Advanced Search is de enterprise search engine OpenText IDOL. Deze faseert het maatwerk rondom de huidige dienst die in de kern ook op OpenText IDOL is gebaseerd is echter met een grote delen maatwerk uit. De focus ligt op een configuratie op basis van de OpenText IDOL tool (custom off the shelf COTS).

Momenteel is Fase 1 van het project onderhanden. Dit is een transitie van oud naar nieuw voornamelijk gericht op tekst search en het onboarden van de eerste afnemers op het nieuwe platform. In Fase 2 treedt de transformatie roadmap inwerking met uitnutting van andere standaard functionaliteiten (zoals speech-to-text, beeld- en video- zoeken), maar ook het integreren van generatieve AI workflows om delen van de processen voor Woo verzoeken te automatiseren en voor Parlementaire enquêtes automatisch samenvattingen op te stellen van zoekresultaten.

Opdrachtomschrijving

•    Het vormgeven en de implementatie van de nieuwe Doc-Direkt dienst Advanced Search samen met de projectmanager en productowner. Het communiceren van de visie naar het team en dit af te stemmen met de afnemers en gebruikers;

•    Afstemming van de afhankelijkheden in processen met andere projecten en programma’s zoals bijvoorbeeld het programma Open op Orde Actielijn 3 “De werkomgeving van de Toekomst”;

•    Het communiceren van de product/dienstvisie naar afnemers, de interne Doc-Direkt organisatie en IT-partners;

•    Analyseren van de (keten)processen;

•    Het uitvoeren van proces- en informatieanalyses (over meerdere ketens en applicaties) en hier processchema’s voor uitwerken (met name voor de processen voor Woo-verzoeken en Parlementaire Enquêtes);

•    Het opstellen van procesbeschrijvingen, functionele ontwerpen en documentatie en dit vertalen naar epics, features en user stories;

•    Deelnemen aan gebruikersgroep bijeenkomsten en input vanuit change verzoeken met procesimpact;

•    Kan op basis hiervan de generieke persona’s en de hierbij behorende set van functionaliteiten vormgeven en beschrijven;

•    Samenwerken met de functioneel beheerders van Advanced Search (user management, databron management, incident & change management).

De Diensteigenaar Advanced Search rapporteert aan de projectmanager.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

Kennis

•    Begrijpt en herkent de behoeften van de afnemers vanuit de functionele vraag gerelateerd aan organisatieprocessen zoals het zoeken naar data, Kamervragen, Woo-verzoeken, parlementaire enquêtes

•    Heeft een HBO+ niveau bestuurlijke informatiekunde, informatica, IT & Business Process Management

•    Heeft een basis Agile Scrum of Agile Safe foundation training gevolgd

•    Op het gebied van vakinhoudelijke kennis verwachten we een persoon met kennis rond digitale transitie van organisaties. Kennis en ervaring rondom archiefbeheer, de Wet open overheid en AVG en advisering rond strategie van overheidsorganisaties

•    Beheerst de Nederlands en Engelse taal in woord en geschrift

Ervaring

•    Heeft 3+ ervaring in grote verandertrajecten waarbij structurering van data een belangrijk onderdeel was (zoeken van data, koppeling databronnen), maar ook de ketenafhankelijkheid doorziet

•    Heeft ervaring met de uitvoering van projecten bij de overheid en/of grote corporate organisaties

•    Heeft ervaring om de behoeften te vertalen naar een inrichting en configuratie binnen de standaard van basisapplicaties (custom out off the box). Kan op basis hiervan de generieke persona’s en de hierbij behorende set van functionaliteiten vormgeven en overbrengen aan het team van IDOL OpenText

•    Heeft kennis en ervaring van het werken met tooling zoals Jira, Confluence

•    Een ervaring van minimaal 3 jaar binnen de overheid en bij voorkeur bij verschillende departementen vinden wij zeer wenselijk in deze opdrachten

Competenties

•    Is gewend om procesoptimalisaties te herkennen en vorm te geven op basis van LEAN

•    Is exploratief van karakter heeft oog voor vernieuwing en verbetering van processen

•    Is analytisch en herkent mogelijkheden voor werkprocesoptimalisatie voor de afnemers. Bijvoorbeeld door het automatiseren van delen tijdrovende processen (bijvoorbeeld dataopruiming, Woo – verzoeken). Dit samen met IT-partners in de doorontwikkeling van de standaardfunctionaliteiten van de IDOL-tool, de inzet van generatieve AI of robot process automation (RPA)

•    Flexibiliteit, zelfstandig zijn in aanpak

•    Communicatief vaardig (praten en luisteren) zijn naar gebruikers, afnemers, de Doc-Direkt medewerkers en IT-partners

•    Is verbindend in zijn aanpak en heeft oog voor de belangen en verantwoordelijkheden van de diverse stakeholders

Eisen 

1    Kandidaat beschikt over WO werk- en denkniveau.   

2    Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring als business analistvan applicaties.   

3    Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van Agile werken.   

Wensen 

1    Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis van/ervaring met Agile Scrum of Agile Safe Foundation.   

2    Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met vernieuwing en verbetering van (keten)processen over meerdere applicaties en databronnen.   

3    Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van CV, motivatiebrief en/of mogelijk

sollicitatiegesprek).  

4    Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.