Opdrachtgever: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (IT) 

Titel: Projectmanager Compliance 

Locatie: Den Haag 

Land: Nederland 

Taal: Nederlands 

Uren per week: 24 – 24 

Looptijd 25-01-2024 t/m 21-01-2025 

Optie verlenging: Ja 

Rolomschrijving en taakafspraken

Achtergrond opdracht

Binnen DUO is de aandacht voor compliance sterk toegenomen. In de afgelopen jaren zijn er meerdere projecten op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en archiefmanagement gestart. Binnen DUO bestaat het 3 lines of defence model. Dit bestaat uit 1e-, 2e en 3e-lijns compliance adviseurs en specialisten. De directie OI (Onderwijsinstellingen) moet ook compliant zijn en blijven. In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om compliancy structureel onderdeel te maken van de werkprocessen binnen OI. Zo zijn er (eerstelijns) adviseurs compliancy (3fte) aangetrokken voor de afdelingen IP en BKP, is er een Plan van aanpak Compliancy opgesteld en rapporteren we over compliancy in de voortgangsrapportages.

Daarnaast hebben we in de periode eind 2022 tot 1 november 2023 via externe inhuur een tijdelijke collega aangetrokken die zich heeft gericht op:

• Het coördineren van de eerstelijns compliancy activiteiten binnen OI en meehelpen aan de totstandkoming daarvan;
• Het (verder) oppakken, uitvoeren en actualiseren van het Plan van aanpak Compliancy en daarover rapporteren aan het MT OI;
• Het binnen OI opzetten van een systeem om de voortgang en effectiviteit m.b.t. compliancy structureel te monitoren;
• Het binnen OI structureren en organiseren van de samenwerking met de 2e-lijns compliance specialisten (DUO brede functionarisen, zoals security officers, informatiebeveiliging specialisten, archiefmanagement en regievoerders);
• Het coördineren van de uitvoering van de activiteiten uit het DUO-brede meerjarenplan compliance;
• De rol van regievoerder vervullen binnen de DUO-brede veranderopgave Basis op Orde op de gebieden Compliance en Informatiehuishouding.

Met als overkoepelende opdracht om te zorgen dat compliancy structureel geborgd wordt binnen OI. In het afgelopen jaar zijn goede stappen gezet. We zijn nu op zoek naar een tijdelijke collega die hieraan een vervolg kan geven.

Opdrachtomschrijving

Deze klus is gericht op het versterken van de eerstelijns compliancy. De werkzaamheden worden uitgevoerd voor de gehele directie OI. De opdracht is om de professionalisering van compliance binnen de directie OI naar een volgende niveau te brengen De werkzaamheden zijn vooral coördinerend, aansturend en verbindend van aard. Je werkt vanuit de 1e lijn samen met zowel de compliance specialisten werkzaam bij de stafafdeling (2e lijn) als de collega’s in de 3e lijn (in- en externe toezichthouders zoals de Functionaris Gegevensbescherming, de Beveiligingsambtenaar, Interne Audit, Audit Dienst Rijk en de Algemene Rekenkamer). De 1e lijn compliance adviseurs bewaken de voortgang en status, stellen rapportages op en hebben een controlerende/adviserende rol. De 2e lijn compliance specialisten bepalen DUO breed de kaders en zijn verantwoordelijk voor de informatieverstrekking. De projectmanager realiseert de verbinding omtrent compliance binnen OI en zorgt ervoor de dat de activiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Omdat het onderwerp compliance voor zowel de businessafdelingen OI-BKP als OI-IP relevant is, fungeren de businessmanagers van deze afdelingen gezamenlijk als opdrachtgever. Te behalen resultaten verdere uitwerking en uitrol van een rapportagelijn rondom compliance binnen de directie OI; directiebreed coördineren van de uitvoering van de activiteiten uit het DUO-brede meerjarenplan compliance en overige uitvragen op het gebied van compliance en informatiehuishouding; o als onderdeel daarvan het vervullen van de rol van regievoerder binnen de DUO-brede veranderopgave Basis op Orde voor de thema’s compliance en informatiehuishouding; o als onderdeel daarvan de functionele aansturing van drie tijdelijke externe medewerkers oppakken. realiseren van verbinding en informatie-uitwisseling tussen de compliance adviseurs van respectievelijk BKP en OI en de drie tijdelijke externe medewerkers die werkzaamheden ten behoeve van het meerjarenplan compliance uitvoeren. Met als doel om borgen dat er OI-breed inzicht en overzicht is op het gebied van compliance. in de rol van regievoerder netwerk opbouwen en onderhouden met de adviseurs compliance uit de 2e lijn en de regievoerders van de andere directies. Vanuit de 2e lijn kunnen zowel opdrachten als ondersteuning worden verwacht. Het meerjarenplan compliance is daarbij leidend voor alle partijen Taken en verantwoordelijkheden De projectmanager rapporteert aan de businessmanagers van BKP en IP. Bij de start van de opdracht worden afspraken gemaakt over de frequentie en vorm van rapporteren. De aard van de opdracht vraagt geen concrete op te leveren planning en/of producten. Onder de verantwoordelijkheden van de projectmanager valt wel: succesvolle uitvoering van de werkzaamheden uit het meerjarenplan compliance; succesvolle uitvoering van overige uitvragen op het gebied van compliance; succesvolle uitvoering van opdrachten op het gebied van Informatiehuishouding; functionele aansturing van de tijdelijke externe compliance-medewerkers; succesvolle vervulling van de rol van regievoerder binnen de veranderopgave Basis op Orde.

Eisen

• Prince2 of aanverwante projectmanagementskills / certificaten
• HBO + of WO werk- en denkniveau (3 jaar)
• Ervaren projectmanager/projectleider (3 jaar)
• Kennis van en ervaring met Agile werken/ het coordineren en inrichten van werkprocessen (2 jaar)
• Ervaring met het werken in een keten en risico gericht sturen (2 jaar)

Wensen

Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen is een pré

Beschikt over relevante kennis van en hebt ervaring met het ontwikkelen en onderhouden van compliancy maatregelen (pré)

Kennis van de vakgebieden privacy, informatiebeveiliging en archiefmanagement (pré)

Ervaring met structureren en organiseren van werkzaamheden

Competenties

Creatief

Flexibel

Resultaatgericht

Zelfstandig

Beschikt over de nodige overtuigingskracht

Beschikt over adviesvaardigheden

Proactief

Leidinggeven/aansturen

Een netwerker en verbinder

Goed kunnen samenwerken in een constant veranderende en dynamische omgeving

Goed kunnen plannen en organiseren