opdrachtgever: Ministerie van Buitenlandse zaken

functie: recordmanager

locatie: Den Haag

startdatum: 29-01-2024

einddatum:28-01-2025

optie tot verlenging: ja

Opdrachtomschrijving

De Record manager van net Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) organiseert en verzorgt alle formele aspecten van het digitale record management van het ministerie en is hierin de schakel tussen het ministerie en ketenpartners als Doc-Direkt, het Nationaal Archief en andere zorgdragers. In het record management ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties. Het beheer van de bestaande papieren archieven is uitbesteed aan de Rijks brede Shared Service Doc-Direkt.

Jij:

•bent hét interne aanspreekpunt als het om onderwerpsgericht werken bij BZ;

•bent graag onderdeel van het team; •draagt bij aan de leer- en ontwikkeltrajecten voor collega’s;

•weet wat er speelt in je vakgebied en gebruikt dit in je adviezen;

•signaleert risico’s en communiceert hierover met betrokkenen.

Achtergrond opdracht

In 2024 zal het nieuwe platform SharePoint 2019 in gebruik worden genomen, waarin samenwerken, accordering en archivering van informatie samenkomen. Dit vraagt om een goede adoptie en ondersteuning, zodat de medewerkers van het Ministerie van Buitenlandse Zaken de werkzaamheden gewoon kunnen voortzetten. 

Organisatorische context en cultuur

Algemeen: Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Directieonderdeel:IDIDe Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) is verantwoordelijk voor de I(CT)-voorziening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 medewerkers voert IDI regie op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die I(CT)- diensten aan BZ leveren, zodat de 5000 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken. IDI is de strategisch partner van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en ondersteunt het departement en de posten om digitaal professioneel te functioneren. Door de inzet van nieuwe technologieën wil BZ vooroplopen als wereldwijd digitaal opererende diplomatieke dienst. Het wereldwijde ICT-netwerk, dat ook in minder ontwikkelde landen goed moet werken, de hoge beveiligingseisen die gelden voor internationale samenwerking, de BZ-Cloud omgeving en een inspirerend Data Competence Centre zorgen voor een uitdagende werkomgeving voor een I(CT)- professional.

De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie valt organisatorisch direct onder de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG), met aan het hoofd de directeur IDI, tevens CIO van BZ. De directie is na een reorganisatie recent nieuw ingesteld. Doelstelling van de reorganisatie is digitalisering nog meer te positioneren als strategisch element in de primaire en ondersteunende processen van BZ. De Directie IDI bestaat uit 6 clusters: Strategie en Portfolio, Advies en integratie, Informatiemanagement, Functioneel beheer, Security Centre en Data Competence Centre. Het managementteam staat onder leiding van de CIO/directeur IDI en bestaat uit de clusterhoofden en de business controller. 

Toelichting

Recordmanagement is het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records. Recordmanagement staat nadrukkelijk in dienst van de taken of functies die een organisatie uitvoert en de risico’s die zij loopt als er geen goede archivering zou plaatsvinden.

De snelle technische ontwikkelingen, mogelijkheden van de ICT en het procesgericht werken in een digitale werkomgeving beïnvloeden nadrukkelijk de vorm, inhoud, structuur van de opgeslagen records als mede de volledigheid en duurzaam behoud voor zolang als dat nodig is. Juist in een digitale werkomgeving van essentieel belang hierop te anticiperen door aan de bron alle kwaliteitseisen als uitgangspunt te nemen. Recordmanagement heeft hierbij de rol van vormgever van de kaders en normen en verantwoordelijk is voor de inbedding van de kwaliteitseisen in het informatie- en archiefbeheer in termen van:

•Eisen aan inhoud, structuur en vorm van records;

•Regels voor vervanging, conversie en migratie, etc.;

•Metagegevens om de duurzame toegankelijkheid te borgen;

•Regels voor selectie en vernietiging

Eisen

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau. 
• Je hebt affiniteit met het geven van trainingen over Informatiemanagement en SharePoint 2019.
• Goede functionele kennis van de opzet en werking van het SharePoint-platform (2019).
• Kennis van record management.

Wensen

• Je bent zowel analytisch als sociaal sterk en hebt een grote passie voor informatiemanagement.
• Je krijgt je collega’s zonder moeite enthousiast mee in het gebruik van de bedrijfsapplicaties.

Competenties

•Analyseren

•Samenwerken

•Omgevingsbewustzijn

•Plannen en organiseren

•Klantgerichtheid

•Voortgangscontrole

•Kwaliteitsgericht