Project Management Ondersteunder (PMO) – Defensie

Locatie Huis ter Heide 

Uren per week 36 

Looptijd 01-04-2024 t/m 31-03-2025 

Optie verlenging Ja 

Rol Projectmanagement ondersteuning (PMO)

Werkzaamheden:

• Ondersteuning van de business owner Basisregistratie KMar (SUMMIT) met name gericht op het wijzigingenproces en de doorontwikkeling van de applicatie;
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten (intern KMar maar ook met ketenpartners);
• Notuleren van de diverse overleggen;
• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
• Voorbereiden verschillende rapportages;
• Opzetten en beheren van Sharepointpagina’s voor SUMMIT;
• Opzetten en beheren van backlog van wijzigingenproces (features, epics, user stories);
• (project)administratie: oa opzetten planning, KMar resources aanvragen, financiële administratie (begroting, leveranciers, contracten);
• Communicatie met de diverse betrokkenen (intern KMar en ketenpartners);
• Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met business owner Basisregistratie).

Optioneel/situationeel:

• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
• Ondersteuning verschillende overleggen.

Achtergrond opdracht

De PMO’er ondersteunt de business owner Basisregistratie KMar (SUMMIT) bij het uitvoeren van de werkzaamheden name gericht op het wijzigingenproces en de doorontwikkeling van de applicatie SUMMIT. De PMO’er neemt initiatief, denkt pro-actief mee, kijkt vooruit en anticipeert. De PMO’er legt verantwoording af aan de business owner, maar kan ook rapporteren aan de (sectie)hoofden binnen de afdeling LTC/OPS.

Vanuit PMO’er wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning tbv de business owner aansluit op de behoefte van de organisatie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de afdeling. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders.

Verder ben je bekend met JIRA en SCRUM/Agile werken, want in eerste instantie zal jouw aandacht en inzet gericht zijn op het opzetten en beheren van de backlog van het wijzigingenproces van de Basisregistraties KMar. Reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden.

Eisen

Kandidaat heeft minimaal twee jaar aantoonbare en relevante ervaring in project- en/of programmamanagementondersteuning

Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar ervaring met en uitstekende beheersing van MS Office d.w.z.. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project

Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma)

Wensen

Kandidaat heeft bij voorkeur relevante ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT projecten en onderhavige processen.

Kandidaat heeft bij voorkeur recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen. Recent d.w.z. ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan.

Kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met JIRA, heeft kennis van SCRUM/Agile werken en Sharepoint, d.w.z. opzetten en beheren van nieuwe Sharepointpagina’s.

Aanvullende Informatie

hybride werken: Van kandidaat wordt verwacht dat hij/zij tenminste 3 dagen per week beschikbaar is op locatie. Thuiswerken in overleg met sectiehoofd/Sr. PMO.