Projectmanagement Ondersteuner – Ministerie van Financiën

Locatie Utrecht 

LUren per week 36 

Looptijd 01-01-2024 t/m 01-07-2024 

Optie verlenging Ja 

Opdrachtomschrijving:

Samen met het programma team vergroot jij de kans op succes van onze projecten en het programma GROEI. Het programma team, onder leiding van de programma manager. Je draagt bij aan de inhoudelijke voorbereidingen van sessies en vergaderingen, organiseert

bijeenkomsten, verzamelt relevante informatie en schrijft mee aan teksten. Je ondersteunt de programma manager en de project managers in de dagelijkse leiding van het programma en de projecten. Als PMO ben je, verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management van meerdere projecten binnen het programma GROEI. Daarnaast heb je een adviserende coördinerende rol in het kernteam van het programma GROEI. Het programma wordt in deze fase vanuit het ministerie van Financiën bestuurd. Er is sprake van een complex & interdepartementaal stakeholdersveld met een directe en nauwe betrokkenheid van gebruikers in het primaire proces. In 2024 lopen meerdere projecten parallel aan elkaar, in verschillende fasen. De projecten kennen een directe onderlinge samenhang waarop actief gestuurd moet worden.

De projecten kenmerken zich door een innovatief karakter binnen het overheidsdomein, en zullen zich mede daardoor naar verwachting in een onzekere en bewegende omgeving bevinden. Dit vraagt om een pmo die comfortabel is in een veranderlijke omgeving en persoonlijke interesse en affiniteit heeft met innovatie en informatietechnologie. Je bent samen met de projectleiders verantwoordelijk voor planning, ontwikkeling, realisatie en borging van projectresultaten. Je stuurt op voortgang, ziet en mitigeert risico’s en acteert op verbeterkansen en samenhang. In praktijk draag je zorg voor de operationele ondersteuning van de projecten en rapporteer je aan de programmamanager. Je werkt op dagelijkse basis samen met het team bestaande uit o.a. een business analist, product owner, architecten en andere projectmanagers.

Als PMO draag je bij aan de inhoudelijke voorbereidingen van sessies en vergaderingen, organiseer je bijeenkomsten, verzamelt relevante informatie en schrijft mee aan teksten. Je bent een expert op het gebied van Jira en bent in staat het vastleggingsproces te optimaliseren.

Je ondersteunt de programma manager en de project managers in de dagelijkse leiding van het programma en de projecten. Als PMO begrijp je de IT omgeving waarin het programma beweegt en kan je gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van uitdagingen binnen het programma. Je kan communiceren op zowel operationeel als tactisch niveau met verschillende rollen zoals

Projectleiders, Architecten, Business Analisten en Product Owners. Van de pmo wordt een grote mate van zelfstandigheid en zelfredzaamheid verwacht alsook de capaciteit om complexe materie en een veelvoud van verschillende werkzaamheden snel te kunnen doorgronden, overzien en bewaken. Je bent in staat om te werken in een soms onzekere omgeving met bewegende kaders en wisselende stakeholders. Je kunt enthousiasmeren, structureren, makkelijk visualiseren en presenteren en je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als

schriftelijk. Je bent geïnteresseerd in informatietechnologie en innovatie. Je werkzaamheden zien er als volgt uit:

• (Inbrengen en) toepassen van professionele PMO-relevante standaarden en het verbeteren van overzichten ten behoeve van de programmasturing;

• (Ondersteunen bij) het opstellen en actualiseren van documentatie voor de mijlpalenplanning en voortgangsbewaking;

• Bewaken de dagelijkste voortgang, uitzetten van de nodige acties en opvolging daarvan bewaken;

• Voortgangs-/maandrapportages en de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen;

• Informatieknooppunt van het programma;

• Organiseren (digitale) bijeenkomsten en/of workshops;

• (Opzetten en) bijhouden van de (financiële) administratie en dossiers.

• Opstellen en vormgeven presentaties;

• Je voert kwaliteitscontroles uit op programma- en projectmanagement producten.

• Je signaleert en adviseert het programma team bij beheersing issues en je doet voorstellen en implementeert oplossingen.

• Je adviseert over de prioritering, planning en capaciteitsvraagstukken.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

• Hbo werk- en denkniveau;

• Mate waarin de kandidaat kennis heeft van PMO werkzaamheden zijnde ondersteunen in plannen, budgetteren, rapporteren, documenteren, organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, vastlegging van acties en besluite en het najagen hiervan

• Kandidaat heeft ervaring met coördinerende rol in projectomgeving.

• Je bent communicatief vaardig en je hebt goede adviesvaardigheden;

• Je bent bedreven in het schrijven van aansprekende teksten;

• Je werkt zelfstandig, toont initiatief en pakt zaken proactief op;

• Kandidaat heeft toepasbare kennis van en ervaring met verschillende projectmanagement methoden zoals Prince2.

• Kandidaat heeft toepasbare kennis van en ervaring met agile methodieken zoals Agile/SCRUM;

• Je bent vasthoudend zodat verbeteringen of veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd;

• Mate waarin de kandidaat kennis en ervaring heeft met stakeholdermanagement

• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft binnen een projectmatige omgeving binnen de overheid.

• Je brengt structuur aan en weet goed hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden;

• Je bent bestuurlijk sensitief en hebt oog voor de belangen van stakeholders;

• Je hebt een uitstekende beheersing van MS Office en bij voorkeur ook Jira.

Achtergrond opdracht:

Waar ga je aan de slag?

Je wordt onderdeel van het programma GROEI. Het programma valt binnen het CDI Office en Categoriemanagement van het kerndepartement van het Ministerie van Financiën (MinFin). Het CDI-office ondersteunt en adviseert de Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) Financiën. Dit

team adviseurs is verantwoordelijk voor een toekomstbestendig en strategisch inkoopbeleid met hoogwaardige inkoopprocessen. We werken aan verschillende specialismen waaronder administratieve organisatie, procesverbetering, inkoopadvies, -informatievoorziening en -analyses.

Categoriemanagement is het bundelen van inkoop (gezamenlijk aanbesteden) maar ook het bundelen van kennis (specialisatie en deskundigheid). De in te kopen producten worden verdeeld over categorieën welke zijn ondergebracht bij een categoriemanager. Binnen MinFin is de categorie Vakkennis en Persoonlijke Ontwikkeling (VPO) en Logistiek ondergebracht. Van categoriemanagement wordt verwacht dat ze als rijksbrede partner bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de rijksoverheid en maatschappelijke impact bereikt.

Het programma GROEI richt zit op het faciliteren van de categorie VPO.

Waarom GROEI?

Binnen het team Categoriemanagement van het MinFin CDI Office is duidelijk geworden dat gebruikers van de categorie Vakkennis & Persoonlijke Ontwikkeling (VPO) het lastig en tijdrovend vinden om informatie te zoeken en te vinden. Dit komt onder andere doordat alle leveranciers ieder via een eigen portaal hun content ontsluiten én hun aanbod op verschillende manieren aanbieden.

Voor gebruikers werkt dit inefficiënt. Het is daarom belangrijk de informatiebehoefte en het gebruiksgemak van de gebruiker als centraal doel te stellen. Om de collega nu en in de toekomst optimaal te kunnen blijven ondersteunen in hun werk en ontwikkeling, is een beweging van

aanbod- naar vraag gestuurd werken binnen Categoriemanagement nodig. Het programma richt zich primair op de dienstverlening en achterban van de categorie VPO.

Wat doet GROEI?

Het programma GROEI beoogt de realisatie van een kennis ecosysteem: één transparante en uitnodigende plek waar alle relevante informatie en informatiehulpmiddelen gebruikersvriendelijk en snel te vinden zijn voor iedereen die werkt voor en met het Rijk.

Het resultaat is een verschuiving van aanbod naar behoefte en van zoeken naar vinden. De primaire focus ligt op de categorie V&PO maar met oog voor verdere verbreding en verdieping. Informatie wordt compleet, efficiënt en zoveel mogelijk afgestemd op de gebruiker aangeboden,

wat bijdraagt aan de productiviteit en persoonlijke ontwikkeling. Er is een brede consensus over de iteratieve implementatiestrategie, namelijk: klein beginnen, evalueren, toetsen en opschalen.

Eisen:

1 Kandidaat beschikt over minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau. 

2 Kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met MS office Word, Excel, Powerpoint in tenminste 2 opdrachten (aantoonbaar gemaakt in het CV)

3 Kandidaat heeft kennis en aantoonbare ervaring met projectmanagement, (zoals Prince2).

4 Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie

5 Kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het werken in complexe omgevingen (> 4 stakeholders) en met tegenstelde belangen. (aantoonbaar gemaakt in het CV).

6 Kandidaat is aantoonbaar Prince2 gecertificeerd. 

7 Kandidaat is aantoonbaar Agile / Scrum gecertificeerd. 

8 Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Jira. 

Wensen: 

1 Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis en ervaring heeft met MS office Word, Excel, Powerpoint en Jira

2 Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis heeft van projectmanagementmethodieken zoals Prince2 of IPMA en ervaring met

Agile/SCRUM

3 Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).

4 Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.