Senior PMO-er  – Alliander HeadFirst 

Locatie Duiven 

Uren per week 36 

Looptijd 08-01-2024 t/m 30-06-2024 

Optie verlenging Nee 

Senior PMO+ ten behoeve van Programma’s & Projecten

Samenvatting: 

Het leveren van actuele en betrouwbare rapportages waarmee management in staat gesteld wordt te sturen op resultaat langs dimensies tijd, geld, kwaliteit, scope en risico’s. Single source van project informatie, door samenvoegen van informatie en kennis van en over programma’s en projecten.

Activiteiten omvatten: het opstellen en publiceren van Projectendashboards ten behoeve van programma- en lijnmanagement. Opstellen en publiceren geaggregeerde voortgangsrapportages met planningen, risico’s en issues, budget, punten ter besluitvorming. Het opstellen en publiceren van ad hoc rapportages met betrekking tot programma’s.

Taken en verantwoordelijkheden:

Financieel Management

Beheren van de (financiële) project administratie, het geven en bewaken van inzicht in de financiële situatie van projecten met betrekking tot budget en uren. Activiteiten omvatten: ondersteunen bij de bewaking van programma- en projectkosten en budgetverdelingen. Vroegtijdig signaleren van en adviseren bij mogelijke budgetoverschrijdingen van projecten en programma’s. Ondersteunen / adviseren van project en programma management bij het opstellen en monitoren van de business case en het business case model. Ondersteunen / adviseren bij benefits tracking.

Resourcemanagement

Afstemmen van vraag en aanbod van resources en vergroten van het inzicht in de beschikbaarheid van resources en knelpunten hierin. Activiteiten omvatten: ondersteunen bij het aanvragen van nieuwe project managers. Ondersteunen bij het verlengen van contracten van externe medewerkers. Onderhouden van totaal resource overzicht van de programma’s. Coördineren van de on boarding van nieuwe medewerkers op projecten en programma’s. 

Roadmapping & Planning

Ondersteunen bij de totstandkoming van een realistisch en helder planningsbeeld, gebruiken van de integrale planning om voortgang te beheersen en het inbrengen van kennis bij de totstandkoming, vastlegging en bewaking van planningen. Activiteiten omvatten: opstellen en onderhouden programma roadmaps in samenspraak met programma management. Ondersteunen bij de bewaking van afhankelijkheden op programmaniveau. Opstellen en onderhouden van mijlpalenplanning in samenspraak met programma management.

Kwaliteitsmanagement

Het beheer van standaarden, templates en documenten met betrekking tot projectmanagement. Ondersteunen bij de vaststelling en vastlegging van kwaliteitscriteria, borgen dat producten, activiteiten en uitkomsten in lijn zijn met de vastgelegde criteria, ondersteunen bij de uitvoering van kwaliteitscontroles en reviews op projecten. Activiteiten omvatten: zorg dragen voor de inrichting van en autorisatie op projectdossiers conform afgesproken standaarden in de daartoe geëigende systemen. Adviserend en signalerend richting programma- en projectmanagement bij de naleving van projectmanagement en bedrijfsstandaarden. Beheren van projectmanagement standaarden en templates. Coördineren / organiseren van project reviews en management challenges op project documentatie. Borging van aanlevering stukken aan interne en externe stakeholders.

Risico/issuemanagement

Het ondersteunen bij de risico- en issue-identificatie, -registratie, -mitigatie en -rapportage bij het managen van projecten (en programma|s) om de voorspelbaarheid van projecten (en programma|s) te vergroten. Activiteiten omvatten: opstellen en publiceren van risicomatrices ten behoeve van programma- en lijnmanagement. Ondersteunen bij de registratie van en kwaliteitscontrole op risico en issue logboeken van projecten. Adviseren en ondersteuning bij de selectie van risico’s die gerapporteerd moeten worden.

Communicatie

Ondersteunen van business change in de uitvoering van communicatie activiteiten. Activiteiten omvatten: organiseren van afdelingsbijeenkomsten, ondersteuning bieden bij het maken van nieuwsbrieven. Publiceren van afdelings-/programma-/projectnieuws via diverse communicatiekanalen. Onderhouden van afdelingsinformatie via diverse communicatiekanalen

Secretariële ondersteuning

Het bieden van secretariële ondersteuning voor projecten en programma’s

* Voorbereiden van Stuurgroepen en verspreiden actie- en besluitenlijsten

* Ondersteunen bij de huisvesting ten behoeve van programma’s

* Beheren van ICT middelen voor de afdeling

* Reserveren van conference calls

* Beheren kantoorbenodigdheden voor de afdeling

* Agendabeheer Programmamanagers

* Ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen voor de afdeling en / of programma’s.

Gewenst profiel:

-5-7 jaar relevante werkervaring in soortgelijke functie

-HBO werk- en denkniveau

-Kan kleine teams (tot 5 personen) aansturen

-Behandelt complexere administratieve vraagstukken en verricht projectmatige handelingen (tijd / geld / inhoud en de relatie hiertussen)

-Beschikt over juiste vaardigheden om op MT-niveau (N-2) en te kunnen adviseren

-Bewaking van naleving best practices in de uitvoering van projecten en programma’s 

-Diepgaande kennis van alle resultaatgebieden of specialistische kennis op één of meerdere resultaatgebieden van projectsupport

-Is in staat om het project- of programma-management op alle resultaatgebieden zelfstandig te ondersteunen en best practices hierin te ontwikkelen