Opdrachtomschrijving

Het opstellen van het functioneel ontwerp en een fileplan voor een generiek e-mailarchiveringssysteem gebaseerd op IBM Filenet/Content

Collector en Enterprise Records.

Achtergrond opdracht

De afgelopen decennia heeft e-mailverkeer binnen de Rijksoverheid zich ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel. De hoeveelheid

jaarlijks verzonden en ontvangen e-mails is inmiddels zeer omvangrijk maar relatief weinig wordt bewaard. Tegelijkertijd is de behoefte aan

vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mail toegenomen. Hiervoor is vanuit het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

(RDDI) de Handreiking bewaarbeleid e-mails Rijksoverheid (2018) opgesteld. Het programma RDDI wordt uitgevoerd onder opdrachtgeverschap

van CIO Rijk en SG OCW. Het programma bestaat uit 7 actielijnen, waarvan de actielijn “e-mail archivering” de aanleiding is voor deze aanvraag.

Met de Handreiking wordt invulling gegeven aan richtlijnen voor het bewaren en archiveren van e-mails binnen het Rijk. Tot aan de introductie

van deze nieuwe werkwijze bestond er geen rijksbrede aanpak voor dit type gegevensdrager. Het bewaren van e-mails vond fragmentarisch

plaats, waarbij er bovendien een afhankelijkheid bestaat van de discipline en het inzicht van individuele medewerkers.

SSC-ICT is bezig met het realiseren van een systeem voor e-mailarchivering dat moet voldoen aan de Handreiking. Het emailarchiveringssysteem wordt gebaseerd op het product IBM Content Collector.

Organisatorische context en cultuur

Wij zijn SSC-ICT, het Shared Service Centrum ICT van en voor het rijk, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We

zijn een van de grootste fullservice ICT-dienstverleners binnen het rijk en servicen de gehele rijksdienst met onder meer rijksbrede IT-services. Ons shared

service centrum ondersteunt meer dan 50.000 werkplekken en mobiele devices in Nederland en op 160 ambassadeposten over de gehele wereld. Daarnaast

beheren en ontwikkelen we ruim 1000 applicaties, verzorgen housing en hosting in het state of the art overheidsdatacenter (ODC), bieden IT-diensten met

extra hoge beveiligingsniveaus en voeren jaarlijks zo’n 260 ICT-projecten uit, waaronder internationale evenementen als het EU-voorzitterschap. Zo zorgen

we dat ambtenaren hun belangrijke werk in dienst van de samenleving altijd, overal en veilig kunnen doen.

Eis

HBO of WO denk en werkniveau

Wensen

Kennis van de inhoud van Use Cases, Use Case Models en Data Models 

Kennis en ervaring met IBM FileNet, IBM Content Collector en Enterprise Records 

Aantoonbare ervaring in de rol van functioneel ontwerper. 

Competenties

– Werkervaring in een grote overheidsorganisatie

– Zelfredzaamheid

– Analytisch- Oplossingsgericht / resultaatgericht

– Gestructureerd werken

– Documenteren

– Duidelijk communiceren

– Samenwerken in een team met projectleider, architecten en FileNet ontwikkelaars