Junior Afdelingssecretaris

Locatie: Utrecht

Startdatum: 01-11-2023

Einddatum: 31-10-2024

Aantal uur per week: 32

Optie op verlenging: Ja

Opdrachtomschrijving:

De afdelingssecretaris werkt mee aan de realisatie van bestuurlijke kwaliteit van stukken (memo’s, nota’s, besluiten, etc.), kan op verzoek een rol

spelen in bestuurlijke en IT gerelateerde adviesvraagstukken en ondersteunt de secretaris/chef staf IT Infra in de uitvoering van voorkomende

werkzaamheden (50% van de tijd), zoals het bijhouden van de mailbox, het uitzetten van reviews maar kunnen ook inhoudelijke werkzaamheden

betreffen. Binnen het Bureau Staf Ondersteuning werkt de afdelingssecretaris collegiaal samen met andere afdelingssecretarissen.

Aangezien dit een nieuw samen te stellen team is en ook de rol en taken van het BSO en de afdelingssecretaris nog in ontwikkeling is, vraagt dit

om een flexibele houding. Het hoofd Bedrijfsbureau ICS, tevens Regisseur Bedrijfsvoering IT Infra, geeft hiërarchisch leiding aan de

afdelingssecretaris

Achtergrond opdracht:

Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT

Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Binnen het BB is het bureau stafondersteuning (BSO) een nieuw te

vormen team. Dit team wordt functioneel aangestuurd door de secretaris/chef Staf IT Infra. Het BSO draagt onder andere zorg voor de bestuurlijke

stukkenstroom, het opstellen van bestuurlijke en IT stukken (memo’s, nota’s, etc.), heeft adviserende taken en verzorgt de agendavoorbereiding

voor het MT IT Infra en andere relevante overleggen. Het BSO bewaakt daarbij de voortgang van afspraken en acties, de bestuurlijke kwaliteit van

stukken, houdt de mailbox, zet reviews uit en haalt input op. Daarmee zijn de werkzaamheden van het BSO belangrijk voor de besturing van IT

Infra en het daarbij behorende besluitvormingsproces. Het BSO levert daarbij afdelingssecretarissen voor bestuurlijke en procesmatige

ondersteuning van de afdelingen GII, PSD, GIS, ITCC en ICS. De afdelingssecretaris ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling in de

uitvoering en verbetering van (bestuurlijke) processen binnen de IT afdeling. Voor deze werkzaamheden wordt de secretaris functioneel aangestuurd

door het afdelingshoofd. De werkzaamheden voor de afdeling zijn vergelijkbaar met die van het BSO maar kan een andere focus hebben naargelang

bij welke afdeling de secretaris terechtkomt. Vanuit deze rol neemt de afdelingssecretaris deel aan het MT van de afdeling. De afdelingssecretaris is

het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het BB voor zowel advies- als operationele IT vraagstukken (50% van de tijd).

Eisen:

• het toepassen van specifieke kennis om bestaande ICT processen en oplossingen te onderzoeken zodat potentiele verbeteringen / innovaties bepaald kunnen worden en het opstellen van aanbevelingen
• kandidaat beschikt over HBO werk en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van bestuurlijke of verantwoordingsdocumenten (memo’s, verslaglegging, etc) bijvoorbeeld in een IT PMO rol of vergelijkbaar.
• Kandidaat heeft minimaal over 1 jaar aantoonbare werkervaring met Agile werken

Functie wensen:

• Kandidaat is bij voorkeur flexibel, punctueel, samenwerken, proactieve werkhouding, verantwoordelijk en klant en omgevingsgericht
• Kandidaat beschikt bij voorkeur over gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT organisatie
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.