Start 01-08-2023

Einddatum 31-12-2023

Optie op verlenging Ja

Uren per week 36

Locatie Rotterdam

Opdrachtbeschrijving

Taken en verantwoordelijkheden:

Administratieve ondersteuning van het projectteam, waaronder het bijhouden van projectdocumentatie, zoals planningen, budgetten, risico’s en issues;

Het plannen en coördineren van vergaderingen en het notuleren van vergaderingen;

Voorbereiden van rapportages en de stukken voor de overleggen (inhoudelijk als procesmatig)

Het assisteren bij het opstellen en bijwerken van projectplannen en -rapportages; Inrichten en coördineren van communicatieproces tussen projectleden

Het opvolgen en aanjagen van actiepunten (van de actiegroepen)

Communiceren van projectvoortgang; signaleren en rapporteren van afwijkingen.

Ontwikkelen van de voortgangscyclus en de implementatie hiervan

Ondersteunen van projectleiders en MT bij de uitvoering van taken en het bewaken van de projectplanning en -budgetten.

Inhoudelijk en procesmatig ondersteunen van de projectorganisatie t.b.v. optimale besluitvorming en uitvoering van de projecten

Functievereisten:

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar ervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare functie in IT wereld;
• Bekend met de projectmanagementmethodieken en ervaring in projectmatig werken, bij voorkeur met een IT-achtergrond
• Kennis van en ervaring met Business intelligence werkzaamheden is een pré;
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden en in staat om effectief te communiceren met verschillende belanghebbenden;
• Ervaring binnen de overheid is een pré.

Achtergrond opdracht

Afdeling business intelligence van de Douane is op zoek naar een ervaren projectsecretaris om ons te ondersteunen bij de transitie naar een Azure Cloudomgeving. De projectsecretaris zal verantwoordelijk zijn voor het administratief ondersteunen van het projectteam, het bijhouden van projectdocumentatie, het plannen van vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het coördineren van communicatie tussen projectleden.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare functie – minimaal 3 jaar ervaring
• Bekend met de projectmanagementmethodieken en ervaring in projectmatig werken, bij voorkeur met een IT-achtergrond
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden en in staat om effectief te communiceren met verschillende belanghebbenden;

Wensen

• Ervaring binnen de overheid
• Kennis van en ervaring met Business intelligence werkzaamheden is een pré;

Competenties

• Resultaatgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Motiveren
• Netwerken

Vereisten

Motivatie gericht op de vacature

Officiële voorletters zoals in het paspoort staat

Woonplaats

Geboortedatum

Vakantieplannen in de komende 3 maanden