Start Zo snel mogelijk

Duur tot 31 december 2023

Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend

Uren per week 24

Organisatie

Bij de OD NHN gaan we altijd constructief en voorkomend te werk. In onze organisatie werken zo’n 250 bevlogen en ervaren collega’s aan de uitvoering van milieutaken van zestien gemeenten in Noord-Holland Noord. Daarnaast is ook provincie Noord-Holland onze opdrachtgever. We houden ons bezig met vergunningverlening, toezicht en handhaving en advisering en zijn specialist op het gebied van klimaat, natuur, milieu, duurzaamheid, energietransitie, geluid, lucht, afval, asbest, externe veiligheid, bodemkwaliteit, zwemwater, wegen en vaarwegen.

Wij zijn gevestigd in een modern en goed bereikbaar kantoor, vlakbij het station, uitvalswegen en het centrum van Hoorn.

De OD NHN is een archiefvormend orgaan. Dat betekent dat het nieuwe DMS een RM-functionaliteit heeft, of een koppeling hiermee. De opdracht omvat onder andere het inventariseren van de wensen van de organisatie (het bieden van alternatieve mogelijkheden) ten aanzien van een DMS en het RM. Als projectmanager heb je eerder soortgelijke projecten afgerond en kennis van zaken van Informatie management, archiefbeheer en informatiearchitectuur.

In de huidige situatie is ons DMS pakket met RM en postintake functie gekoppeld door middel van Stuf aan ons zaaksysteem OpenWave en onze Kofax KTA scanstraat van Docspro. Het is de bedoeling dat het nieuwe DMS/RM pakket dit ook kan.

Opdrachtomschrijving

– Marktonderzoek met betrekking tot aanschaf DMS pakket al dan niet aangevuld met een marktconsultatie in samenwerking met de inkoopadviseur;

– Rapporteren aan manager bedrijfsvoering; beschrijven van de diverse DMS/RM systemen, opstellen inkoopplan (inkoopstrategie) in samenwerking met de inkoopadviseur voor de aanschaf van het DMS, voortgangsrapportage;

– Begeleiden en opzetten van de aanbesteding in samenwerking met Inkoop en team I&A (DIV, functioneel beheer, servicedesk, BI)

– Eisen en wensenpakket: beschrijven van de functionele wensen en eisen, beschrijven technische eisen, beschrijven van de noodzakelijke koppelingen met het zaaksysteem en scansoftware, beschrijven migratiestrategie.

Indien in samenspraak de implementatie ook door de projectleider zal worden uitgevoerd zijn de volgende taken van toepassing:

– Ervaring met het projectmatig aansturen van migraties tussen DMS pakketten;

Draagt zorg voor realistisch uitvoeringsplan met duidelijke faseringen en mijlpalen in het implementatietraject;

– Legt verantwoording af aan de stuurgroep en rapporteert structureel over de voortgang van het traject;

– Begeleidt de implementatie en migratie, draagt zorg voor de voortgang en overdracht naar de beheerorganisatie.

Eisen

1. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van DMS vormen/pakketten in de laatste 5 jaar;

2. Ervaring van een DMS project/migratie bij de lokale overheid in de laatste 5 jaar;

3. Minimaal 1 volledige werkdag per week aanwezig op locatie bij de OD NHN;

4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het opzetten van aanbestedingen.

Wensen

5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met duurzame opslag en archivering (20 punten);

6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met overheidsprocessen (20 punten);

7. Aantoonbare kennis doormiddel van werkervaring met de Archiefwet (20 punten);

8.Aantoonbare werkervaring als projectleider van een DMS (30 punten);

9. Aantoonbare werkervaring met implementaties van een DMS (10 punten).

Competenties

– Collegiaal en samenwerkend;

– Onderzoekend en initiatief nemend;

– Verbinder;

– Onafhankelijk, analytisch, focus op betrouwbare leveranciers;

– Flexibel;

– Planmatig;

– Resultaat- en oplossingsgericht.

Vereisten

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in 2 rondes op:

Ronde 1 donderdag 29 juni 2023

Ronde 2 donderdag 6 juli 2023

De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk donderdag 22 juni 2023 bericht.

Overige informatie

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken