Projectleider ECM – Provincie Utrecht

Duur 4 maanden

Optie tot verlenging 2 maal 3 maanden

Uren per week 32-40

Start z.s.m.

Opleidingsniveau HBO

Regio Noord-Holland

Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

Ben jij de Projectleider die zorgt dat we optimaal in- en extern kunnen samenwerken met behulp van Teams in een zakelijke Office 365 omgeving? Als projectleider Samenwerken en Dossiers realiseer je gezamenlijk met andere projectleiders en specialisten de ECM-omgeving zoals deze is vastgelegd in de Blauwdruk ECM. 

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Het team Informatisering & Automatisering (I&A) van waaruit jij gaat opereren verzorgt zowel concern breed als organisatie specifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT-diensten en oplossingen.

Context

Binnen de Provincie is in 2020 een Blauwdruk ECM vastgesteld, waarin het toekomstig ECM-landschap is beschreven. Uit deze Blauwdruk zijn een aantal projecten voortgekomen om de dossiervorming en archivering te optimaliseren. Deze projecten zijn o.a. de implementatie van een samenwerkingsomgeving gebaseerd op Teams/SharePoint Online, de implementatie van een nieuw archiefsysteem en de implementatie van een organisatie brede zoekoplossing. Uitgangspunt voor deze projecten is dat zoveel als mogelijk diensten uit “the cloud” worden afgenomen en de provincie een regieorganisatie is.

Wat ga je doen?

De afgelopen 2 jaar heeft het programma Samenwerken en Dossiers gelopen, waarbij de basis voor het ECM-landschap is gelegd. Diverse dossiers zijn gemigreerd naar de nieuwe Office 365 omgeving en het nieuwe archiefsysteem Corsa. Nu is het tijd om de doorontwikkeling van het ECM-landschap op te pakken, waarbij het gaat om het realiseren van koppelingen met andere systemen en het ervoor zorgen dat de kwaliteit van de data naar een hoger plan getild wordt. Er zijn meerdere projecten voor de doorontwikkeling begroot, waarvoor voor de aansturing ervan een projectleider gezocht wordt.

Als projectleider ECM met aantoonbare kennis en ervaring in het aansturen van implementaties en migraties van ECM-systemen en het succesvol uitvoeren van projecten in ECM-omgevingen in grote organisaties, werk je nauw samen in een programmateam met meerdere projectleiders onder aansturing van een programmamanager.

 Vereisten / knock-outcriteria

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van ECM projecten in de publieke/non profit sector;

3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met implementaties en migraties van ECM-systemen (DMS/RMA);

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van ICT of bedrijfskunde (10 punten);

5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider van ECM projecten in de publieke/non profit sector (35 punten);

6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met implementaties en migraties van ECM-systemen (DMS/RMA) (35 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met de implementatie en migratie van Teams/Sharepoint Online (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Persoonlijke eigenschappen

1. Je hebt een proactieve werkhouding;
2. Je bent kwaliteits- en resultaatgericht;
3. Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers “meenemen”;
4. Je bent flexibel;
5. Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s.

Vaardigheden

1. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
2. Je hebt sterke, breed inzetbare projectmanagement vaardigheden;
3. Je hebt overtuigingskracht;
4. Je bent analytisch sterk.

Kennis

1. Kennis van en analytisch inzicht in bedrijfsprocessen en de informatiebehoefte;
2. Kennis van Projectmanagement methodieken en weet deze in de praktijk toe te passen;
3. Kennis van ECM-processen en marktconforme applicaties, bij voorkeur Teams/SharePoint Online, Corsa en toepassingen zoals een document generator;
4. Interesse in en ervaring met het functioneren van het openbaar bestuur, het type organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits;
5. Kennis van het IT-landschap, proces- en documentmanagement van overheden en snapt de impact van niet goed en duurzaam dossier- en archiefbeheer op belangrijke administratieve, logistieke en provinciale processen;
6. Kennis op het gebied van Documentmanagement, (meta)datamanagement en toepassingsprofielen (MDTO).

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 24 maart 2023 (digitaal).

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.