Lean Consultant Procesgericht werken en Continu verbeteren

1. Functiebeschrijving

Als Lean Consultant Procesgericht werken en Continu Verbeteren ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een continu verbeterende organisatie. Dit doe je door middel van training, coaching, begeleiding en door zelf het goede voorbeeld te geven. Je bent hierbij in staat onder andere leidinggevenden te coachen en durft constructief feedback te geven op ieder niveau. Je bent een zeer ervaren verandermanager die verschillende interventies weet toe te passen bij de verschillende vormen van weerstand. Je werkt aan het bouwen van coalities binnen en tussen afdelingen.

Werkzaamheden van een Lean Consultant Procesgericht werken en Continu verbeteren:

• Je ondersteunt het management en de werkvloer bij het bespreken van prestaties en het identificeren van verbeterpunten.

• Je adviseert het management over verbeter potentieel en de prioritering ervan. Je bewaakt de voortgang van verbeterprojecten, ondersteunt de projectleiders en leidt zelf verbeterprojecten.

• Je traint en coacht collega’s in Lean en continu verbeteren. Hierbij heb je aandacht voor zowel de hard skills als de soft skills. Waarbij transparantie, feitelijkheid en resultaat voorop staan.

• Je ontwikkelt managementinformatie die een adequate sturing mogelijk maakt voor de directie, het MT en middenkader;

Om aan de functie goede invulling te geven, zijn wij op zoek naar een consultant/trainer die:

• De ins & outs weet van het inrichten van procesmanagement en toepassen van Lean in een organisatie van strategisch tot operationeel niveau;

• Ervaring heeft met het coachen en ontwikkelen van procesverantwoordelijken, procesmanagers en medewerkers bij het verder inrichten van procesmanagement. Vanuit een veranderkundige en holistische blik (systeemdenken) hiervoor effectieve interventies kan ontwerpen en uitvoeren, gericht op kennis, vaardigheden en cultuur;

• Ervaring heeft in het ontwikkelen en verfijnen van een proceslandschap/procesarchitectuur

• In staat is audits/meting van procesvolwassenheid uit te voeren en interventies kan bepalen en uitvoeren om dit verder te ontwikkelen;

• Bouwstenen rond procesmanagement kan helpen inrichten:

• Sturing op run (operationeel en tactisch/strategisch)
• Procesgericht uitvoeren
• Sturing op verbetering
• Procesgericht verbeteren (bijv. op basis A3 trajecten, Kaizen)
• Beheer van procedures en werkinstructies

• Het leveren van training en coaching op het gebied van procesmanagement, dienst- en procesverbetering (op basis van Lean, Procesmanagement en Service design) en procesmodellering (op basis van BPMN)

• Toegang heeft tot bestaand trainingsmateriaal rond BPM, BPMN en Lean vanuit de eigen organisatie en dit materiaal kan gebruiken en aanpassen;

• Mee kan denken over de governance en verdere organisatorische inbedding van procesmanagement in de ICT-organisatie;

• Leidinggevenden en medewerkers kan begeleiden (en waar nodig inspringen) bij:

• Procesidentificatie/afbakening en in kaart brengen van samenhang van processen middels interviews/workshops
• Het (laten) documenteren van processen
• In kaart brengen van behoeften, wensen, eisen van stakeholders en wettelijke kaders (voices, customer journeys)
• Definiëren van KPI’s, inclusief uitvoeren van nulmetingen
• Het analyseren van processen in termen van verspillingen, flow, compliance, customer experience, employee experience
• Het genereren van procesverbeteralternatieven en selectie hierin, op basis van (Lean)verbeterheuristieken en ideegeneratie-sessies
• Het testen, evalueren en breder adopteren van procesverbeteringen

• Meerdere (5+) BPM & Lean trajecten heeft gedaan, bij voorkeur ook in een IT-omgeving.

Als Lean Consultant Procesgericht werken en Continu verbeteren ben je dagelijks bezig met het continu verbeteren binnen diverse afdelingen van de Directie IT van TU Delft en zorg je voor een uniforme, herkenbare werkwijze en bijbehorende toolkit.

Je komt te werken voor de drie strategische programma’s binnen de Directie IT die als centrale doel hebben om de IT afdeling in volwassenheid te laten groeien. Procesgericht werken en continu verbeteren zijn daarin belangrijke onderdelen. Dit doen we door samen problemen te analyseren middels data, gesprekken en werkplekbezoeken. Zo brengen we verbeterpotentieel in kaart en realiseren samen met lijn- en supportafdelingen relevante verbeteringen.

Functie eisen

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding / wo-werk- en denkniveau

• Je hebt een Lean (Six Sigma) Black Belt opleiding afgerond en ervaring in het continu verbeteren en verander management en hebt dit aantoonbaar succesvol toegepast.

• Je bent resultaatgericht en wil middels verbeterprojecten en coaching bijdragen aan de digitale strategie van TU Delft.

• Je communiceert makkelijk op meerdere niveaus binnen de organisatie en weet hoe je informeel kunt beïnvloeden en mensen kan enthousiasmeren.

• Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om management en werkvloer te motiveren en inspireren met jouw passie voor Continu Verbeteren. Weerstand wegnemen is voor jou een tweede natuur.

Daarnaast komt het goed van pas als je ervaring binnen het onderwijs in het algemeen en binnen een universiteit in het bijzonder hebt opgedaan.

2. Over de TU Delft, directie IT

Een universiteit van wereldklasse heeft digitalisering van wereldklasse nodig. Digitale technologieën ondersteunen de primaire processen van de TU Delft. Digitalisering voorziet studenten, docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel in wat zij nodig hebben om bij de top te horen en te kunnen excelleren. Voor passende digitalisering is het cruciaal dat de sturing op het wat van de digitalisering (producten, diensten, technologie) meer in samenspel tussen faculteiten, ondersteunende diensten en ICT wordt gerealiseerd. Met de Digitale Strategie 2023-2030 als leidraad wordt de digitale transformatie vormgegeven vanuit 3 strategische programma’s met als belangrijkste doel het volwassenheidsniveau van de ICT organisatie naar een hoger niveau te brengen. Dit doen we door de basis van onze IT processen op orde te brengen (Basis op orde), het versnellen en versterken van onze Security en Privacy (VVSP) en door de klantvraag leidend te laten zijn in onze dienstverlening (Faculteiten & Diensten Centraal). Binnen de directie ICT is vanuit de strategie de behoefte vastgesteld om meer procesgericht te werken en continue te verbeteren. Het gaat hierbij ook om de sturing op ‘run’ en ‘verbetering’ en sturing op alignment tussen processen en tussen processen en strategie/afnemerbehoeften. Binnen de directie, worden, op basis van de visie rond procesgericht werken, diverse projecten gepland om stappen te nemen op dit gebied. Soms is dit onderdeel van het oplossen van specifieke knelpunten (in andere projecten/programma’s), soms zijn het pilots met juiste de focus op het procesgericht werken zelf en het leren inrichten en toepassen ervan. Voor het uitvoeren van deze projecten is de komende 12 maanden (en mogelijk langer) behoefte aan inzet van iemand met stevige consultancy- en trainingskills rond Business Process Management & Lean.

3. Achtergrondinformatie

• De termijn van de inhuur is 12 maanden vanaf 1 april 2023 voor tenminste 32 uur