functioneel beheerder M365
Wachtwoord
Vacature
Functioneel specialist Microsoft 365
Provincie Utrecht
Aanvraagnummer
10162
Duur
12 maanden
Optie tot verlenging
2 maal 6 maanden
Uren per week
32 tot 36
DAS opdracht
Ja
Start
Z.s.m.
Opleidingsniveau
HBO
Regio
Utrecht
Verloopt op
maandag 14 november 2022
Tijd & agenda
Beschrijving
Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Opdracht
Als functioneel specialist met aantoonbare kennis van en ervaring in het technisch en functioneel opzetten van samenwerkingsomgevingen in een Microsoft 365 platform en Teams/ SharePoint, werk je nauw samen met o.a. de applicatiebeheerders, de architecten, adviseurs Informatiebeveiliging, business informatiemanagers, contract manager, systeemeigenaren, gebruikers, en overige I&A specialisten
Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:
- In samenhang met de trajecten/projecten Optimaliseren Dossiervorming en Archief opzetten van een gebruiksvriendelijke inrichting van de samenwerkingsomgeving o.b.v. Microsoft 365 ;
- Inrichting van een veilige samenwerkingsomgeving waarmee je kunt samenwerken met gasten/externen;
- Meenemen van (senior) gebruikers is een belangrijk onderdeel van de opdracht;
- Ontwikkelen en organiseren training voor beheerders Microsoft 365, (senior) gebruikers en eindgebruikers.
De functioneel specialist vertegenwoordigt inhoudelijk de systeemeigenaar in projecten en overleggen zoals het CAB en het gebruikersoverleg. Als functioneel specialist heb je één of meerdere informatiesystemen onder je hoede. Je helpt bij het ontwikkelen en aanschaffen van informatiesystemen en je bent verantwoordelijk voor het gebruikersbeheer van één of meer informatiesystemen Je zorgt ervoor dat bij de acceptatie van aangepaste of nieuwe functionaliteit de systeem eigenaar en de gebruikers ervan kunnen vertrouwen op een betrouwbaar informatiesysteem. Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:
- In samenhang met de trajecten/projecten opzetten van een gebruiksvriendelijke inrichting informatiesystemen;
- Het bijdragen van ontwikkelen (aanschaffen) en onderhouden van een of meerdere informatiesystemen;
- Inrichting en het borgen hiervan van generieke informatiesystemen;
- Meenemen van (senior) gebruikers is een belangrijk onderdeel van je taken;
- Ontwikkelen en organiseren trainingen voor key-users, systeem- en proceseigenaren en eindgebruikers.
Beheren:
- Organiseren en voeren van gebruikersoverleg;
- Het beheren en onderhouden van de requirements (i.c. processen, gegevensmodellen) van het informatievoorziening en/of systeem;
- Afhandelen van meldingen (calls) en periodiek rapporteren over de status van het informatiesysteem met oog voor aspecten op het gebied van changes, problems en incidenten inclusief het doen van verbetervoorstellen;
- Opstellen en bewaken van autorisatieprofielen en autorisatiematrices, en zorgen dat gebruikers veilig gebruik kunnen maken van een betrouwbaar informatiesysteem;
- Zorgdragen voor de levering en uitvoering van diensten en producten door opdrachten aan IT-leveranciers te plannen en te bewaken, binnen de in een SLA (of andere afspraken) afgesproken kaders; een en ander met betrekking tot de informatiesystemen die in gebruik zijn;
- Opdrachten geven aan IT-leveranciers binnen het in het SLA vastgelegde mandaat;
- Rapporteren over opdrachtverstrekking aan en levering door de IT-leveranciers;
- Ervoor zorgen dat de gebruikersorganisatie, de IM-organisatie en de IT-organisatie zijn voorbereid op een nieuw of gewijzigd informatiesysteem;
- Verzorgen van opleidingen voor nieuwe of aangepaste informatiesystemen en van (aanvullende) opleidingen en instructies voor in gebruik zijnde informatiesystemen.
Ontwikkelen:
- Beoordelen van de globale oplossingsrichtingen die zijn voorgesteld door IT-leveranciers, businessanalisten of collega functioneel beheerders;
- De relatie tussen de geautomatiseerde en de niet-geautomatiseerde delen van een informatiesysteem bepalen, bijvoorbeeld tussen de applicatie en de werkprocedures;
- Beoordelen of de potentiële IT-oplossing voldoet aan de behoeften van de gebruikersorganisatie;
- Implementatieplan en transitieplan opstellen voor een nieuw of gewijzigd informatiesysteem, het begeleiden en coördineren van gebruikersacceptatie testen;
- De benodigde veranderingen in de werkprocessen vastleggen in een gebruikershandleiding, handboek, werkinstructies, formulieren e.d.;
- Organiseren, coördineren en (mede) uitvoeren van (eenvoudige) handmatige conversies;
- Definiëren en opstellen van ad hoc managementinformatie;
- Bepalen welke gegevens verzameld moeten worden vanuit welke bronnen;
- De veranderingen in de administratieve processen bepalen;.
Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Consultant/Specialist MS365 in de afgelopen 10 jaar;
Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting informatiemanagement, ict en of bedrijfskunde (15 punten);
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Consultant/Specialist MS365 in de afgelopen 10 jaar (35 punten);
5. Minimaal 2 afgeronde implementaties en ingebruikname van teams/Sharepoint online omgevingen in de afgelopen 5 jaar (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring als office 365 specialist in de afgelopen 5 jaar met het uitvoeren van minimaal 2 inrichtings- en implementatietrajecten van IT-projecten noem hiervan 2 concrete voorbeelden in het cv (25 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
Persoonlijke eigenschappen
- Je hebt een proactieve werkhouding;
- Je bent kwaliteits- en resultaatgericht;
- Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers “meenemen”;
- Je bent flexibel;
- Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s.
Vaardigheden
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Je hebt sterke, breed inzetbare projectmanagement vaardigheden;
- Je hebt overtuigingskracht;
- Je bent analytisch sterk.
Kennis
- Je hebt een brede kennis van Office 365 met een accent op Teams en SharePoint Online;
- Je hebt kennis van Azure Active Directory (Azure AD), Azure AD Business-to-Business en ICT-infrastructuur;
- Je bent op de hoogte van de Microsoft roadmap en je bent in staat deze te vertalen naar de situatie bij de provincie;
- Je hebt kennis en ervaring met gebruikersadoptie;
- Je hebt ervaring met het realiseren van koppelingen tussen Office 365 en andere applicaties;
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.
– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.
Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 17 november 2022 van 13:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 16 november reactie bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Overige informatie
- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
- Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 9 november 2022, 09;00 uur . De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 11 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 14 november 2022, 09;00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.
Betreffende termijnbepaling uitzetten opdracht/Doorlooptijd opdracht
Uitvragen worden in principe met een reactietermijn van 10 kalenderdagen uitgezet. Bij specialistische functies, oftewel non-generieke functies, die onder normale marktomstandigheden worden uitgezet, zal er dientengevolge gekozen worden voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen. Bij generieke functies of een non-generieke functies die onder afwijkende marktomstandigheden worden uitgezet of waarvan de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel blijft, kan er gekozen worden voor een kortere reactietermijn.
Noordersingel 20-S 3755 EZ Eemnes | +31 3575 1 0777 | KVK 51 43 44 66 | info@flextender.nl